Torne-se um e-mail e entre em contato com o superusuário de gerenciamento com nossas dez principais dicas do Outlook 2010

1 / Usando o Outlook para acessar o Gmail

O Gmail é usado extensivamente por pequenas empresas, e o Outlook permite que você obtenha todos os benefícios imediatos do Gmail e todos os benefícios do gerenciamento de e-mail do Outlook ao mesmo tempo.

Primeiro, clique em Arquivo e, na categoria Informações, você poderá ver a opção Configurações da conta, clicar no botão suspenso e selecionar Adicionar conta..

Adicionando uma conta do Gmail no Outlook 2010

Na próxima etapa, selecione Conta de e-mail, digite seu nome, endereço de e-mail e senha e clique em Avançar. O Outlook agora faz todo o trabalho de configuração e conexão com o Gmail, e voltará para você quando estiver concluído, agora clique em Concluir e aguarde enquanto o Outlook é sincronizado com seus e-mails antigos.

2 / Importar contatos do Gmail para o Outlook

Este é um processo de duas etapas. Primeiro, você precisa exportar seus contatos no Gmail e importá-los para o Outlook..

Parte 1 - Abra a sua conta do Gmail, selecione a visualização de contatos e, em seguida, clique no botão Mais - está acima do contato principal - e selecione Exportar. Em seguida, na janela Exportar contatos, ative a caixa de seleção "Todos os contatos" e, em "Qual formato de exportação", ative a opção de formato CSV do Outlook. Clique em Exportar para salvar a lista de contatos no disco rígido dos seus computadores.

Exportar contatos no Gmail

Parte 2 - no menu Arquivo do Outlook, clique em Abrir e, finalmente, clique em Importar. Você verá a caixa de diálogo "Assistente de Importação e Exportação". Selecione "Importar de outro programa ou arquivo" na lista e clique em Avançar. Em sob o tipo de arquivo de seleção para importar de escolher "valores separados por vírgula (DOS)" e clique em Avançar.

Agora clique no botão Procurar e selecione o arquivo CSV dos contatos do Gmail que você criou na Parte 1 e clique em OK.

Selecione importar contatos no Outlook 2010

Se você já tem contatos no Outlook, clique na opção "Não importar itens duplicados" e clique em Avançar para prosseguir. Para o arquivo de destino, selecione a pasta Contatos, clique em Avançar novamente e, em seguida, clique em Concluir para finalizar o assistente..

3 / Crie e-mails e compromissos em qualquer lugar

Você não precisa estar no Outlook nem ter o Outlook em execução para criar compromissos, mensagens ou solicitações de reunião se o Windows 7 estiver em execução. As tarefas do Outlook podem ser criadas na barra de tarefas do Windows 7 ou no menu Iniciar usando as Listas de Atalhos..

As listas de atalhos oferecem acesso rápido à criação de itens do Microsoft Outlook 2010 sem alternar de outro programa que você esteja usando. E, se o Outlook não estiver em execução, você ainda poderá enviar uma mensagem ou uma solicitação de reunião ou criar contatos, tarefas ou adicionar um item à sua agenda usando o menu Iniciar..

Crie um email a partir da barra de tarefas com o Outlook 2010

Se o Outlook estiver em execução, use a Lista de Atalhos na barra de tarefas para criar rapidamente um item do Outlook.

Clique com o botão direito do mouse no botão do Outlook na barra de tarefas e clique em Nova Mensagem de Email, Novo Compromisso, Nova Reunião, Novo Contato ou Nova Tarefa..

Se o Outlook não estiver em execução, clique em Iniciar, aponte para Microsoft Outlook 2010 e clique na seta para a direita ao lado dele e clique em Nova Mensagem de E-mail, Novo Compromisso, Nova Reunião, Novo Contato ou Nova Tarefa..

4 / Faça as coisas acontecerem em um clique

O Outlook 2010 oferece aos usuários a opção de criar um recurso conhecido como Etapas Rápidas, que permite aplicar várias ações ao mesmo tempo a mensagens de email. Por exemplo, se você mover mensagens para uma pasta específica com frequência, poderá usar uma etapa rápida para mover a mensagem em um clique. Ou, se você encaminhar mensagens para outras pessoas em sua empresa, uma etapa rápida de um clique pode simplificar a tarefa

Na guia Página Inicial, no grupo Etapas Rápidas, clique na seta Mais na lateral da caixa Etapas Rápidas e clique em Gerenciar Etapas Rápidas..

Criar e editar uma etapa rápida no Outlook 2010

Por exemplo, se você quiser criar uma etapa rápida para copiar um email para toda a equipe, clique no email da equipe da etapa rápida e, em seguida, clique em Editar. Em Ações, selecione Encaminhar na caixa suspensa e adicione os membros de sua equipe na caixa Para - você pode selecioná-los para adicioná-los como texto. Se você clicar em mostrar opções, você também pode adicionar sinalizadores e texto