Para muitas empresas que adotam a colaboração social corporativa, seu grande atrativo é como um recurso de informações que pode gerar e armazenar muitos dados e ser aproveitado conforme necessário. A chave para fazê-lo funcionar é gerenciar os dados para que sejam acessíveis, úteis e seguros.

"Encontrar informações não estruturadas é notoriamente desafiador e descobrir insights que outros possam ter contribuído é realmente um grande desafio", diz Richard Edwards, Analista Principal da Ovum. "Usar pesquisas por palavras-chave simples é bom se todos fizerem um trabalho diligente de destacar palavras-chave e hashtags.

"A tecnologia de pesquisa pode realmente ajudar com isso, mas eu não acho que haja alguma solução no mercado hoje que tenha 10 de 10 a esse respeito. Isso é algo que precisa ser analisado de perto."

Ele acrescenta que conteúdo malicioso, malware e higiene de anexos também criam problemas, juntamente com backup e restauração. No final do arquivamento da vida da informação e do gerenciamento de registros,.

As empresas que acabaram de lidar com suas responsabilidades de segurança e proteção de dados em torno de e-mails e bancos de dados podem se perguntar por onde começar.

"Na 'era social', há muita agitação em torno de compartilhar abertamente tudo que você faz", diz Alan Lepofsky, vice-presidente e analista principal da Constellation Research. "Isso muitas vezes não é prático no trabalho, pois as organizações ainda lidam com grandes quantidades de dados confidenciais.

"Só porque compartilhar é bom, isso não significa que informações de leis, finanças, patentes, pesquisas, etc. devem estar disponíveis para todos os funcionários.

"O software social levantou um conjunto totalmente novo de preocupações de segurança, assim como blogs, wikis, mensagens instantâneas e todas as outras formas de colaboração fizeram antes. Uma combinação de diretrizes, regras e tecnologia é necessária para ajudar a proteger as informações..

"Por exemplo, veja as coisas que a Box está fazendo por meio de parcerias com fornecedores de prevenção de perda de dados como Code Green Networks, CipherCloud e Proofpoint."

Ele acrescenta: "Do ponto de vista do armazenamento, a quantidade de dados raramente é um problema. O que começa a se tornar um problema é classificar, organizar, pesquisar etc."

Evite a fragmentação

O uso efetivo da colaboração social corporativa deve abordar o problema do gerenciamento de dados em vez de criá-lo. As filiais dos EUA e do Reino Unido da equipe de negócios digitais da SEGA usam o Huddle para evitar a fragmentação de informações entre as equipes e acompanhar as versões de conteúdo.

Todas as conversas e comentários sobre o conteúdo são armazenados em um só lugar.

"Para projetos de jogos, é crucial garantir que todos estejam sincronizados e trabalhando com os documentos mais recentes. Os documentos do design do jogo são atualizados e atualizados constantemente, e seria difícil acessar os anexos de e-mail para verificar se você está vendo o mais recente versão ", diz Chris Olson, VP de Negócios Digitais.

"Com o Huddle, podemos ver quais mudanças foram feitas em quais arquivos e por quais membros da equipe e reverter para versões antigas, se necessário. Para nossas equipes no Japão, as planilhas ainda são a ferramenta de escolha e podem às vezes fica bastante difícil de controlar, então o controle de versão e o rastreamento são particularmente úteis para eles. "

Antes de adotar o Huddle, a equipe dependia de e-mail, unidades de rede compartilhadas e protocolos de transferência de arquivos para colaborar em projetos..

"Mas quando o produtor do jogo é baseado na Inglaterra e a equipe de marketing para o mesmo jogo está sentada em um escritório na Califórnia, todo mundo acaba se afogando em e-mails e logo fica pesado", diz Olsen..

"Temos sistemas legados, como o SharePoint, que são usados ​​em outros locais da empresa, mas queríamos algo menos complexo e complicado e mais inovador que nos permitisse realizar o trabalho e trabalhar efetivamente com pessoas dentro e fora do firewall. Também tínhamos considerado brevemente o Yammer (antes de a Microsoft comprar a empresa) e achamos que ele estava menos focado em produtividade do que em ser uma rede social para sua empresa ".