Para pequenas e médias empresas, ainda há muita confusão sobre quando elas devem considerar a mudança para a funcionalidade de back office baseada em nuvem..

Por quê? É parcialmente motivado pela relutância de alguns fornecedores de TI em perder a oportunidade de vender e manter o hardware. Mas preocupações legítimas sobre questões como segurança e disponibilidade também confundem as águas.

A adoção da nuvem está sendo impulsionada pela maior variedade de serviços disponíveis, reduções no custo do investimento de capital inicial e melhorias na segurança da Internet.

A nuvem não é mais vista apenas como uma opção de armazenamento de dados com muitos softwares como aplicativos de negócios de serviços. Estes costumavam ser limitados a e-mails e processos de escritório em geral, mas à medida que a plataforma amadurece, eles estão adotando todos os processos do escritório - do RH ao financiamento..

Função de nuvem e contas a pagar

Um exemplo típico seria o da função de contas a pagar. Historicamente, tratava-se de um processo intensivo de mão-de-obra e em grande parte manual que dependia de faturas recebidas por correio, correspondendo a ordens de compra, sendo processadas para aprovação e, em última instância, pagas..

As oportunidades de perda de faturas entre enormes pilhas de documentos foram significativas, levando à busca de fornecedores. Se alguma coisa, as coisas pioraram no alvorecer da era digital. Agora as faturas chegavam por fax, e-mail e papel.

As faturas por email podem ser formatadas como PDFs, documentos do Word, planilhas do Excel ou no corpo do email, sem consistência de formato ou abordagem. A gestão desta experiência para a satisfação de todas as partes exigiu muito trabalho manual.

Organizações maiores poderiam investir em gerenciamento de documentos e sistemas de automação para automatizar grande parte desse processo, mas empresas menores não tinham essa opção..

Organizações de todos os tamanhos prontas para beneficiar

Esse problema foi particularmente intenso para empresas que recebem um grande número de pequenas faturas. O custo de processamento por fatura pode variar entre £ 2 e £ 20.

A evolução da nuvem transformou este tipo de processo e democratizou o acesso às ferramentas tradicionalmente acessadas apenas por empresas maiores.

As faturas podem ser digitalizadas e carregadas em um servidor remoto para armazenamento - em si uma vantagem significativa sobre o armazenamento de papel tradicional.

No entanto, a mágica real ocorre quando as faturas são automaticamente correspondidas aos pedidos de compra - eliminando a necessidade de intervenção manual significativa e erradicando a intervenção manual. Normalmente, mais de 90% de todas as faturas podem ser correspondidas dessa maneira, deixando o pessoal da conta lidar com.

Então, em que ponto se torna viável para uma empresa migrar para um serviço baseado em nuvem? Na Readsoft, normalmente achamos que é menos sobre o tamanho dos negócios e mais sobre o volume de faturas..

Nuvem e faturamento

Qualquer empresa que receba mais de 1000 faturas por ano pode se beneficiar dessa automação de back office. As empresas que recebem 5000 ou mais faturas podem ver melhorias significativas na visibilidade do fluxo de caixa, se beneficiar de descontos de pagamento antecipado e ver um retorno significativo do investimento.

Além disso, uma vez que uma empresa é inscrita, tudo o que é necessário é um scanner em rede, a fim de começar a funcionar. Usabilidade é uma consideração importante, com os melhores sistemas baseados em nuvem sendo simples de usar e exigindo pouco treinamento.

A nuvem não é apenas sobre email e armazenamento. Para as empresas que desejam reduzir os custos de capital e funcionar com mais eficiência, várias funções de back office podem ser levadas para a nuvem para impulsionar a eficiência dos negócios e reduzir os custos.

  • Simon Shorthose ingressou na ReadSoft UK como Diretor Administrativo em 2009. Em uma carreira de 20 anos, Shorthose ocupou altos cargos na IBS, na Catalyst International, na Isotrak e na Hays PLC..