"Mesmo que a história mantenha a planificação totalmente incólume para o caos presente, o fato de a planilha ser tão usada e ao mesmo tempo tão propensa a erros é uma forte indicação de que se pudesse ser encontrada uma maneira de melhorar a confiabilidade, o PIB global subiria notavelmente para cima. '"

Angus Dunn, Grupo de Interesse de Riscos de Planilha Européia.

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Empresas gostam de planilhas. Com mais de 750 milhões de usuários em todo o mundo, o Microsoft Excel é a ferramenta tradicional de escolha para apresentar e analisar dados e cálculos executados usando a solução, e conta com 38 bilhões de libras de decisões de investimento do setor privado por ano..

As planilhas continuam sendo a única ferramenta real e flexível que pode fornecer respostas rapidamente e essa é uma das razões pelas quais elas continuam a ser tão populares. Não importa quantos sistemas uma empresa tenha, quão grandes eles sejam, ou quantos milhões de libras foram gastos neles, a realidade é que a maioria dos dados é exportada para o Excel antes que decisões de sérias conseqüências sejam tomadas. Há apenas um punhado de departamentos financeiros no mundo que não executam sua análise crítica de tomada de decisão através do Excel. E a razão para isso é simples - aqueles que esperam por uma resposta, não precisam envolver a equipe de TI e esperar semanas por uma resposta que o Excel pode fornecer em minutos.

Assim, enquanto o Excel continua a ser a plataforma número um quando se trata de analisar dados, encontrar informações, preparar gráficos e apresentá-los aos tomadores de decisão, há alguns problemas que são frustrantes para os usuários..

Um desafio muito comum afeta aqueles que usam planilhas em um pequeno - pode ser apenas 5 ou mais - equipe colaborativa, onde todos precisam acessar e compartilhar os mesmos dados que trabalham para um conjunto complexo de relatórios de negócios. Isso pode ser muito difícil e repleto de ineficiência maciça, já que qualquer alteração feita em uma planilha não pode ser vista pelos outros membros do grupo. O resultado são horas intermináveis ​​de copiar e colar para chegar a uma "única versão da verdade".

Nesse cenário, o risco de erros aumenta e, como todos sabemos, um deslize de uma chave pode resultar em um desastre de alto perfil. Tomemos por exemplo o erro de planilha que deixou o comitê organizador da Olimpíada de Londres 2012 altamente envergonhado quando foi deixado para confirmar que quatro sessões de natação foram vendidas por 10.000 ingressos. Inserindo 20.000 em vez do número correto de 10.000 causou esse erro e a pesquisa mostra que metade de todos os modelos de planilha usados ​​operacionalmente em grandes empresas têm defeitos materiais.

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Reengenharia

Assim, as planilhas podem ser reprojetadas para fornecer uma ferramenta criada para as demandas dos negócios modernos? A resposta é sim e é hora de um novo caminho com a ajuda de uma das tecnologias mais dominantes em 2018 - a nuvem.

O consenso entre os especialistas em TI é que a nuvem está preparada para ser o maior impulsionador da mudança e, certamente, a nuvem tem o potencial de transformar eficiência em organizações que precisam trabalhar de forma colaborativa e atualmente dependem de planilhas não conectadas para formular relatórios gerenciais..

Ao empregar uma abordagem radicalmente diferente de um antigo problema, os usuários agora podem aproveitar a simplicidade e o conforto de usar uma planilha como o 'front end' com uma conexão a uma nuvem robusta (mas bem oculta e transparente para o usuário) ' back end 'que faz todo o trabalho difícil.

As planilhas existentes e outras fontes de dados diferentes (como o MS Access e o ERP principal) agora podem ser integradas em uma única solução sem nenhum dos problemas de migração de dados em grande escala, uma vez experimentadas e com o mínimo de interrupção. Todos trabalham dentro do Excel, todos desfrutam de benefícios diretos e todos mantêm a lendária flexibilidade do Excel.

Ao alavancar o poder de um banco de dados industrial e combiná-lo com a simplicidade de uma interface de planilha, a Business UK pode ter certeza de que possui dados fundamentais confiáveis, apoiados por trilhas de auditoria completas que ajudam a tomar decisões mais estratégicas, mais rapidamente , com mais precisão.

Velocidade de uso

À primeira vista, a tecnologia parece exatamente como trabalhar com um conjunto de planilhas normais: não há mudanças nos processos de negócios e nenhum treinamento adicional é necessário. A diferença está no fato de que cada planilha é aprimorada por uma conexão com um servidor seguro na nuvem, de modo que, como cada membro da equipe altera qualquer valor em qualquer célula de dados em sua planilha local, as atualizações são sincronizadas na nuvem e em uma versão a verdade é enviada de volta para todos.

Com os reguladores propensos a aumentar o interesse em seu uso nos próximos dois anos, isso representa um passo importante para encontrar uma maneira de melhorar a colaboração e eficiência, qualidade e validade de dados e eliminar um dos maiores riscos associados ao uso de planilhas; a falta de uma trilha de auditoria.

A demanda por combinar o melhor do antigo com a tecnologia avançada do novo é uma tendência, que deve entrar em ressonância em 2018. As empresas estão cansadas de investir e abraçar novas tecnologias que não correspondam ao hype. Por que reinventar a roda quando você pode simplesmente melhorar?

Esse uso de tecnologia inteligente para entregar planilhas corporativas da próxima geração tem o potencial de acabar com um problema que resultou em quase uma em cada cinco grandes empresas sofrendo perdas financeiras e, finalmente, colocará o poder de volta nas mãos dos usuários corporativos..

As empresas estão cansadas de pacotes de software inflexíveis e caros ou softwares de contabilidade que nunca fazem o que precisam. Revertendo para planilhas, que foram transformadas para atender as necessidades do mundo de hoje, devolve o controle que elas precisam.

Brian Donnelly é CEO da Informação de Sinapse. Ele fundou seu primeiro grande negócio; Constellar, no final dos anos 90. Fora do trabalho, você provavelmente encontrará Brian na quadra de squash.