À medida que as equipes se afastam dos escritórios tradicionais, as ferramentas de colaboração precisam ser desenvolvidas para dar suporte a essa nova estrutura de equipe. Mas o que vem a seguir? Muitas organizações estão recorrendo à nuvem para obter ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos para lidar com a mudança. O TechRadar Pro conversa com Per Wising, chefe de P & D da empresa de software de gerenciamento de projetos online Projectplace, para saber mais.

TechRadar Pro: Por que agora existe um boom tão grande nas ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos??

Por Wising: Ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos andam de mãos dadas com a ascensão da computação em nuvem à medida que mais e mais empresas investem na tecnologia. Houve um aumento significativo no número de equipes de satélites, compostas por fornecedores internos e freelancers espalhados por diferentes regiões geográficas, o que significa que há uma demanda maior por ferramentas on-line que podem ajudar a reunir a equipe on-line. É mais fácil se comunicar de forma eficiente por meio de ferramentas de colaboração on-line modernas do que as ferramentas mais tradicionais usadas anteriormente.

TRP: Por que empresas e indivíduos precisam de ferramentas de gerenciamento de projetos??

PW: As empresas exigem uma maneira eficaz de reunir todos os diferentes elementos de um projeto e serem capazes de se comunicar efetivamente em todas as etapas de um projeto. O uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso pode ajudar a fornecer visibilidade a todos os membros da equipe envolvidos. Ele também pode ajudar a visualizar toda a atividade em um ambiente de trabalho distribuído, facilitando o planejamento e a execução. Seu cargo não precisa ser 'Gerente de Projeto', e você pode não se identificar como gerente de projeto, mas inevitavelmente todos gerenciam campanhas e tarefas que poderiam fazer uso dessas ferramentas..

TRP: Como as ferramentas de gerenciamento de projetos em nuvem são melhores que as alternativas tradicionais?

PW: A composição de nossas equipes está mudando e precisamos das ferramentas para dar suporte a esse novo estilo de trabalho. Não estamos mais trabalhando de 9 a 5 de segunda a sexta no escritório; Estamos trabalhando em horas variadas, fins de semana e em vários locais. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos em nuvem com um elemento de comunidade pode ajudar a aproximar a equipe díspar, ao mesmo tempo em que capacita cada membro da equipe a alcançar o objetivo comum..

Com as ferramentas em nuvem, os usuários podem acessá-las a qualquer momento, de qualquer lugar, o que significa que atualizações e comentários podem ser inseridos em tempo real, sem atrasos. Com ferramentas tradicionais baseadas em documentos ou documentos, é mais difícil compartilhar atualizações, e qualquer alteração pode ter que esperar até que os usuários estejam de volta ao escritório. As ferramentas de nuvem podem fornecer a transparência necessária para os membros da equipe e motivar os indivíduos a trabalharem em direção a uma tarefa comum.

TRP: Não são ferramentas de estilo comuns de Gantt ainda amplamente utilizadas? Por que você acha que agora há necessidade de alternativas de colaboração na nuvem??

PW: As ferramentas tradicionais de Gantt ainda podem ser usadas, mas muitas vezes ouvimos que isso é muito demorado para o gerente de projeto, e elas gastam mais tempo projetando o gráfico de Gantt do que concluindo qualquer tarefa dentro do gráfico. Ter versões em nuvem elimina a administração complicada dos gráficos de Gantt tradicionais e permite uma edição mais fácil e fornece fácil acesso a todos os membros. Novas ferramentas podem ajudar a atender às necessidades do gerente de projeto moderno na era da nuvem em qualquer lugar e permitir uma colaboração mais suave entre os gerentes de projeto, os membros da equipe e a gerência sênior. Além disso, eles capacitam equipes para se auto-organizar, priorizar tarefas e trabalhar em direção a um objetivo comum..

TRP: O que você acha que a próxima grande novidade nas tecnologias de colaboração e gerenciamento de projetos será?

PW: O celular será a próxima grande coisa em colaboração. Já podemos ver aplicativos sendo desenvolvidos para ferramentas de nuvem, e será apenas uma questão de tempo até que eles estejam amplamente disponíveis para todos os aplicativos e dispositivos de desktop. À medida que a força de trabalho muda do escritório para um estilo de equipe mais fluido, haverá um foco maior em aplicativos móveis que capacitam os indivíduos a usar smartphones, tablets e laptops..

TRP: Como as ferramentas de colaboração baseadas em nuvem mudarão a configuração tradicional da equipe??

PW: As ferramentas de colaboração em nuvem fornecem mais visibilidade e transparência de todo o projeto, em oposição a apenas as tarefas de cada indivíduo. Eles nutrem um ambiente mais colaborativo, onde todos são convidados a fornecer feedback e pensamentos, independentemente dos cargos e da antiguidade. Os membros da equipe são capazes de ver a imagem maior e entender como sua tarefa se encaixa no projeto maior. Além disso, eles capacitam os usuários a trabalhar efetivamente com fornecedores e freelancers, ampliando o tamanho da equipe, já que as equipes podem trabalhar mais perto do projeto do que nunca..

TRP: Você acha que as próximas mudanças no trabalho flexível afetarão a produtividade e a motivação das equipes? O que isso significa para a equipe??

PW: Isso é certamente o que muitos CEOs temem que aconteça ao receber um fluxo de pedidos da equipe para trabalhar em casa. No entanto, as ferramentas de colaboração na nuvem podem ajudar a unir as equipes e dar a elas a sensação de contribuir para uma causa comum e alcançar um objetivo comum. As ferramentas certas podem capacitar e ao mesmo tempo motivar a equipe. Os proprietários de empresas devem procurar tecnologias que permitam que os usuários estejam sempre conectados de qualquer lugar, capacitem seus funcionários para que trabalhem de forma eficaz, estejam em suas mesas no escritório ou trabalhando em casa. A chave para a produtividade é muitas vezes a motivação.

TRP: Há alguma implicação ou problema de segurança com esses tipos de ferramentas??

PW: Sempre haverá segurança depois de pensar em qualquer coisa na nuvem ou on-line, mas isso não deve ser uma barreira. No entanto, a verdade é que, embora esses riscos de segurança sejam reais, os provedores de nuvem se esforçam para garantir que seus serviços estejam protegidos; portanto, quer você goste ou não, seus dados são provavelmente mais seguros na nuvem do que em seu próprio escritório.
As empresas só precisam garantir que selecionem um provedor confiável.