Dado tudo o que eu disse em colunas anteriores sobre trazer a tecnologia doméstica para o local de trabalho, há um perigo que estou prestes a me contradizer. Ainda assim, culpa a minha família.

Na casa de Chadha há sempre coisas acontecendo - compras de última hora, férias para combinar, pais e avós para conversar. É como administrar um negócio e, como qualquer organização de sucesso, a comunicação é fundamental. Para as crianças, é crucial que elas tenham "tempo próprio" para conversar umas com as outras ou com amigos, sem interferência dos pais. Mas é igualmente importante que toda a turma converse para que todos saibam o que está acontecendo.

Como uma família, somos bastante experientes em tecnologia e os aplicativos são importantes para nós. A desvantagem é que a cada aniversário eu sou bombardeado com os melhores desejos via Facebook, Twitter, Google Hangouts, LinkedIn, SMS, e-mail, telefonemas e até mesmo alguns cartões através da caixa de correio (sim, as pessoas ainda enviam esses).

Transformação Whatsapp

Mas um aplicativo em particular transformou nossa vida familiar - Whatsapp. Usamos para tudo, desde conversas privadas e discussões familiares (quando um ou mais de nós está ausente), para listas de compras e planejamento de férias. Também usamos o aplicativo Apple Find Friends para saber onde as crianças estão a qualquer momento. Não, não é espionagem - eles podem desligá-lo se quiserem, mas eles apreciam o aspecto de segurança sem o "onde você está?" telefonemas.

Então, como isso se traduz no mundo dos negócios, dadas as minhas queixas anteriores sobre CEOs esperando que os aplicativos internos sejam apropriados para suas organizações? Bem, é o princípio de pensar criativamente sobre a força de trabalho e a maneira como ela se comunica.

Ainda há muitas empresas que usam intranets e extranets, mas, no mundo dos smartphones, suas funções estão sendo restringidas, aceleradas pela nuvem e pela necessidade de ferramentas colaborativas. Muitas vezes, o conteúdo da intranet está desatualizado ou simplesmente aborrecido e raramente interativo. Eu não estou sugerindo o Whatsapp como uma ferramenta de negócios, mas o princípio é fazer com que a comunicação da empresa seja envolvente, excitante e relevante para a forma como as pessoas escolhem trabalhar.

Não se apresse em coisas

Há uma infinidade de ferramentas disponíveis, mas antes de sair para baixar o aplicativo plug-and-play mais recente e torná-lo obrigatório em toda a empresa, descubra o que já está sendo usado. Pode haver alguns candidatos perfeitamente bons para adoção em toda a empresa se eles forem apropriados, pessoas como eles e usá-los regularmente.

As perguntas a serem consideradas são: eles podem lidar com rich media, projetos e fluxo de trabalho e são as informações capturadas automaticamente, por exemplo, o recurso de gravação instantânea do Google Docs. Embora alguns aplicativos enfatizem o bate-papo em tempo real e outros fluxos de trabalho ou gerenciamento de projetos, a maioria das grandes ferramentas, como Yammer, Huddle, Zoho, Podio e Google+ For Enterprise, tem um pouco de tudo.

O importante é que todos esses sistemas são em tempo real.

Da mesma forma que localizando meus filhos, as organizações também estão usando aplicativos de mapeamento para monitorar sua força de trabalho baseada em campo, especialmente para segurança em zonas de conflito. Mas, como acontece com meus filhos, é essencial que os funcionários mantenham o direito de desativar o aplicativo e que a expectativa de "sempre ativo" seja cuidadosamente gerenciada..

App emaranhado

Trabalhei recentemente com um cliente em rápido crescimento, com operações na Europa, Ásia e Oriente Médio, que utilizou 21 sistemas diferentes, incluindo Skype e Yahoo, sem mencionar dois sistemas de e-mail separados. Muitos destes estavam sendo usados ​​para as mesmas tarefas e muitas vezes em paralelo pelo mesmo departamento.

O truque é desenvolver uma estratégia que examine todos os elementos da funcionalidade e os estabeleça ao lado das necessidades de comunicação empresarial. Depois que um único ou pequeno grupo de aplicativos é identificado, o planejamento deve se concentrar em garantir o controle central de grupos, quadros de mensagens e ferramentas colaborativas, mas também deve permitir a liberdade de comunicação local - o equivalente corporativo de 'tempo próprio'.

Para muitas organizações maiores, esse modelo está se tornando de fato. Por exemplo, nos EUA, a LA Fitness usa o Microsoft Lync, a gigante do shopping center Westfield cita o Yammer e a O2 comprou o plug-in do Chatter para o sistema CRM Salesforce. Para consolidar os 21 sistemas de nosso crescente cliente, a equipe DrPete usou uma combinação do Zoho Suite e do Sharepoint (para os dados mais estáticos).

Planejamento cuidadoso

Qualquer que seja a estratégia de aplicativo decidida, ela deve ser cuidadosamente planejada e integrada, exigindo adesão em toda a empresa. Ao torná-los indispensáveis, há menos probabilidade de os indivíduos executarem sistemas 'shadow' porque não gostam do aplicativo sugerido.

Sem entrar neste admirável mundo novo, o fracasso comercial e de comunicação é definitivamente uma opção e uma "família" de negócios disfuncional é altamente provável.

  • Dr. Peter Chadha é diretor administrativo da DrPete Inc e Steegle.com