Ouvimos várias vezes que os funcionários estão tomando as decisões de TI em suas próprias mãos e, sem surpresa, a taxa na qual os funcionários estão usando suas próprias ferramentas de colaboração pessoal está aumentando em 70% das empresas globais, um número que, sem dúvida, crescer ainda mais como nossas vidas se tornam mais interligadas através da tecnologia.

Soluções populares de sincronização e compartilhamento de arquivos podem fornecer alívio imediato da produtividade, mas também mais silos individuais e caos de conteúdo. O que acontece se um funcionário sair? O conteúdo que eles compartilharam usando seu próprio drive de consumidor na nuvem nunca é recuperado.

O que acontece se a conta compartilhada do Dropbox for comprometida? Perder um cliente, encarar uma multa ou mesmo uma prisão por ser descuidado com os dados do cliente é uma preocupação legítima e exige mais atenção com soluções produtivas..

Soluções alternativas para funcionários

No complexo ambiente de TI de hoje, um funcionário procura uma solução alternativa por um motivo ou outro, que envolve enviar conteúdo da empresa para uma conta de e-mail pessoal ou movê-la para um repositório de armazenamento na nuvem do consumidor antes de fazer o download para dispositivos móveis.

Embora aparentemente inofensivos, os dados da sua organização foram liberados e a propriedade intelectual de sua empresa está em risco, potencialmente custando à TI e à empresa milhões em tempo, dinheiro e reputação de marca. Sem qualquer rastreamento da TI, esses conteúdos desonestos tornaram-se uma bomba-relógio de conteúdo.

No momento, estamos em um ambiente altamente fragmentado à medida que os efeitos da consumerização atingem a empresa, mas, em última análise, os clientes corporativos forçarão os fornecedores a trabalhar juntos e resolver esse problema para que os dados possam ser controlados, mesmo se os aplicativos e dispositivos não puderem.

Retenha o controle

Se manchetes recentes nos ensinaram alguma coisa, é essencial que a TI corporativa retenha os controles de usuários, conteúdo e dispositivos, garantindo que os dados permaneçam onde devem estar - dentro dos limites da empresa, o que significa agora além do firewall e enquanto os funcionários estão em movimento.

Muitos departamentos de TI tentam controlar o caos do conteúdo e gerenciar a segurança bloqueando o acesso. No entanto, nem todo conteúdo é criado da mesma forma e nenhuma política será aplicada a todo o conteúdo.

Implantar as soluções certas é apenas metade da batalha. As empresas precisam primeiro entender como seu conteúdo é classificado, como conteúdo público, confidencial ou restrito, para gerenciar o caos de conteúdo com as políticas relevantes em vigor..

As soluções com esses recursos avançados de segurança e administração permitirão que os funcionários coloquem seu conteúdo em prática, porque estarão prontamente disponíveis, não importa onde estejam armazenados, sem nenhum fator de risco..

Complexidade do conteúdo

A complexidade do gerenciamento de conteúdo corporativo nunca foi tão grande. Novo tablet e dispositivos móveis, políticas de BYOD, a proliferação de aplicativos de produtividade em nuvem e móveis e estilos de trabalho flexíveis e móveis são apenas alguns dos desafios.

Onde o conteúdo mora e como é usado, está mudando a forma como sua organização cria, compartilha e gerencia arquivos - em resumo, como sua empresa funciona.

Com a capacidade de acessar, navegar e compartilhar conteúdo de negócios em qualquer um dos lados da empresa, o caos de conteúdo não precisa mantê-lo acorrentado à sua mesa.

Os funcionários não precisam mais recorrer a soluções arriscadas, dando à TI a recompensa adicional de uma força de trabalho altamente produtiva e segura. Então, o que você está esperando?

  • Paul Hampton é diretor de marketing de produtos da Alfresco, a segunda maior empresa de código aberto do mundo.