O local de trabalho moderno está mudando.

Com as novas tecnologias, tendências como BYOD e a consumerização da TI empresarial, tudo se arrastando para o escritório, as empresas podem enfrentar uma tarefa difícil mantendo o controle de seus sistemas e o que seus funcionários estão usando para eles..

Uma expressão relacionada a essas mudanças é 'shadow IT'. Conversamos com Perry Gale, vice-presidente da Nintex, especialista em fluxo de trabalho, para descobrir o que isso significava e como as organizações podem gerenciar o desafio que representa.

TechRadar Pro: Então, o que é exatamente a Shadow IT??

Perry Gale: O Shadow IT descreve um fenômeno cada vez mais comum que afeta os negócios em todo o mundo. Refere-se ao uso não autorizado de hardware e software que não é suportado pelo departamento central de TI de uma organização. Em muitos casos, o departamento de TI não aprovou a tecnologia ou nem sabe que os funcionários a estão usando..

Há várias razões para sua ascensão, mas o essencial para elas é o fato de que agora somos todos consumidores de TI. O aumento nos serviços de nuvem BYOD e baseados em assinatura é ótimo para os usuários em suas vidas domésticas, mas um maior conhecimento de TI e seu potencial produziu expectativas muito altas que muitas vezes não são atendidas por seus sistemas de TI de negócios..

TRP: Por que é considerado uma ameaça?

PG: Existem, sem dúvida, riscos de segurança quando hardware e software não suportados não estão sujeitos às mesmas medidas de segurança aplicadas às tecnologias suportadas e, ao ocupar a largura de banda, as tecnologias podem afetar negativamente a experiência do usuário de outros funcionários..

TRP: Qual o impacto que a consumerização de TI teve na ascensão dos aplicativos de sombra??

PG: Atualmente, os usuários de TI de negócios pensam cada vez mais "se eu não conseguir agora, vou começar a me inscrever nos serviços".

Eles querem acesso fácil e descobrimos que a maioria das pessoas, embora preocupada com segurança, ainda usa contas pessoais do Dropbox, Mailchimp, Salesforce e outros produtos de nuvem e software como serviço (SaaS) para o trabalho..

Na verdade, uma pesquisa recente da Frost & Sullivan descobriu que mais de 80% dos entrevistados admitiram usar ferramentas não aprovadas.

TRP: Por que as empresas devem parar de tentar combater o shadow IT??

PG: Os funcionários não estão usando esses aplicativos e sistemas para ganho pessoal ou razões equivocadas; eles estão usando-os porque eles permitem que eles façam seu trabalho com mais facilidade e eficiência.

Quase metade dos entrevistados da Frost & Sullivan afirmaram estar familiarizados com o software não aprovado e, portanto, ficaram mais à vontade usando esses 'aplicativos sombra'..

Isso diz muito sobre os processos e sistemas de uma empresa, quando os funcionários preferem aplicativos como o Dropbox ou o Salesforce em detrimento daqueles projetados para o ambiente de trabalho..

TRP: O que as empresas podem aprender com o shadow IT??

PG: Muitos sistemas de TI de negócios são projetados para o desenvolvedor, não para o usuário, tornando-os desnecessariamente complexos para a maioria dos funcionários. Sombra ou ferramentas não autorizadas apresentam uma alternativa que é muito mais rápida e fácil de usar.

Se esses aplicativos facilitarem o trabalho dos funcionários, eles estarão realmente beneficiando os negócios, melhorando a produtividade, a eficiência e, por fim, a lucratividade. Em vez de eliminar a sombra da TI, as empresas devem vê-la como uma oportunidade para tornar seus próprios processos mais fáceis de usar.

TRP: Como o papel dos departamentos de TI está mudando??

PG: Os departamentos de TI estão enfrentando uma necessidade crescente de obter um melhor equilíbrio entre flexibilidade e controle.

Em uma conferência de usuários da Nintex em Londres, em abril, muitos de nossos clientes reforçaram esse ponto, dizendo que eles viam o valor de usar ferramentas de consumo no trabalho, mas queriam maior supervisão para dissipar qualquer receio de segurança..

O fato é que é possível dar aos usuários o que eles querem agora, enquanto ainda mantém um nível de gerenciamento sobre os sistemas em uso, e vem através do processo.

Processos efetivos permitem que os departamentos de TI supervisionem e orquestrem a atividade entre os diferentes tipos de produtos existentes, mantendo a facilidade de uso esperada pelos funcionários..

TRP: Por que a governança e o processo são tão importantes??

PG: Cada usuário tem necessidades diferentes e cada departamento tem requisitos diferentes. O marketing pode exigir ferramentas de mídia social ou aplicativos de CRM, como o Salesforce, enquanto a contabilidade pode exigir ferramentas de contabilidade como o Sage One..

Na prática, isso significa que várias ferramentas diferentes são usadas por diferentes grupos dentro de uma empresa. Isso pode levar a silos de dados, dificultando a polícia e a segurança, e também quase impossível ajudar os usuários quando eles têm problemas.

Um compromisso é necessário e é por isso que nós da Nintex estamos focados em fornecer a solução certa. 'Acima da nuvem', soluções como o Nintex Live reúnem ferramentas como o Yammer, Box, Google Drive e Twitter sob um único guarda-chuva dentro da arquitetura Microsoft SharePoint.

Juntas, essas ferramentas tornam mais fácil para os usuários concluírem as atividades do dia-a-dia e para os departamentos de TI gerenciarem.

O sistema torna fácil para organizações de todos os tamanhos automatizar processos de negócios, tudo sem uma única linha de código. Um dos nossos clientes da Costco, por exemplo, disse que teria que empregar 10 desenvolvedores para entregar o que a Nintex oferece para a empresa..