Nota: A escolha de um recurso de impressora comercial foi totalmente atualizada. Este artigo foi publicado pela primeira vez em novembro de 2012.

O escritório sem papel continuou a ser notável por sua ausência. De fato, usar papel em um ambiente de escritório parece ser tão popular quanto antes. Mesmo com a capacidade de digitalizar qualquer documento em papel, a palavra impressa continua a ser um componente teimoso da vida no escritório.

Então, sua empresa precisa ter uma impressora, mas qual tipo você escolhe? Naturalmente, como com muitas decisões de negócios, a escolha que você faz será altamente subjetiva. Como duas empresas não são iguais, suas necessidades de impressoras também não serão as mesmas. Para começar, você tem três opções de impressoras:

1. impressoras jato de tinta

Como o próprio nome sugere, as impressoras a jato de tinta usam tinta líquida que é esguichada no papel para criar a imagem. Os jatos de tinta continuaram a desenvolver suas capacidades e são hoje a impressora mais versátil que sua empresa pode comprar. Se você precisa imprimir documentos do office ou fotos de alta qualidade, há uma impressora jato de tinta para atender às suas necessidades.

2. impressoras a laser

Por muitos anos, as impressoras a laser eram caras demais para pequenas empresas ou para uso doméstico, mas hoje são compactas e acessíveis. A grande vantagem da impressão a laser é a velocidade. Usando toner seco, a capacidade dos cartuchos de toner é muitas vezes maior que a de um cartucho de jato de tinta típico. As empresas que precisam imprimir grandes quantidades de documentos rapidamente devem escolher uma impressora a laser.

3. Impressoras tudo em um

Também conhecidos como Dispositivos Multi-Funcionais (MFDs), essas impressoras possuem recursos de scanner e fax integrados. Para pequenas empresas que precisam de uma impressora compacta, mas que também desejam integrar digitalização e fax, os MFDs são a escolha ideal.

Algumas empresas também podem ter requisitos de impressão especializados. Se a sua empresa precisar imprimir documentos maiores, estarão disponíveis impressoras de papel A3 (297 x 420 mm ou 11,7 x 16,5 polegadas). E a maioria das impressoras a jato de tinta poderá imprimir via cartões de memória. Por fim, uma ampla variedade de impressoras agora são sem fio, o que significa que podem imprimir de PCs desktop, tablets ou smartphones pela rede Wi-Fi de sua empresa..

O HP Officejet Pro X576dw MFP é uma impressora de grande capacidade para pequenas empresas

Escolha da impressora

Com tanta escolha, pode ser difícil tomar a decisão certa. Se a sua empresa não precisa de nenhuma impressão especializada, como grandes tamanhos de página, a escolha basicamente se resume a jato de tinta ou laser.

Rapidez

Em um escritório movimentado, ninguém quer esperar para imprimir seu trabalho. Aqui a impressora a laser tem uma clara vantagem. Se você imprimir a maioria dos documentos em preto e branco, as impressoras a laser podem atingir 60 páginas por minuto (PPM) com alguns cavalos de trabalho excedendo.

Qualidade

O tipo de impressão que sua empresa precisa fazer o guiará para a qualidade da saída necessária. Os jatos de tinta melhoraram maciçamente nos últimos anos, mas, para muitos, os lasers ainda têm a vantagem da qualidade. Se sua empresa precisar imprimir apresentações de clientes, um laser fornecerá texto e gráficos nítidos. Dito isto, a fotografia terá uma aparência mais natural se impressa em um jato de tinta.

Cargas de trabalho

Quantas páginas sua empresa produzirá a cada mês é a carga de trabalho ou o ciclo de tarefas, como também é chamado. Impressoras têm componentes mecânicos, que têm uma vida útil. Procure uma carga de trabalho da impressora que corresponda ao número médio de páginas que sua empresa precisa para imprimir a cada mês, para evitar interrupções e uma queda na qualidade da impressão..

Rede e segurança

As impressoras a laser e a jato de tinta têm convergido para muitas que agora oferecem conectividade Ethernet de alta velocidade ou Wi-Fi. Se a sua empresa precisar imprimir documentos confidenciais, algumas impressoras irão enfileirá-las até que um PIN seja inserido na impressora por um usuário autorizado..

Características

Muitas pequenas empresas estão procurando fazer mais com menos para reduzir seus custos. Aqui um MFD é a solução perfeita. Para garantir que seu MFD atenda às necessidades de sua empresa, siga esta lista de verificação:

1. Pode a máquina que sua empresa está considerando lidar com a capacidade necessária?

MFDs vêm em todas as formas e tamanhos. Muitos são destinados ao mercado interno. Observe atentamente a capacidade declarada e combine isso com a carga de trabalho da sua empresa.

2. Quão importante é a qualidade de digitalização e impressão?

Muitos dos MFDs mais recentes utilizam tecnologia de impressão que, até pouco tempo atrás, só era encontrada em impressoras a laser de alta qualidade. Olhe para amostras de impressão e saída digitalizada antes de fazer sua escolha.

3. É necessário recurso de fax?

O fax está longe de ser um meio de comunicação morto, com muitas empresas grandes ainda precisando. Olhe para a capacidade de fax do MFD, que hoje é provável usar a nuvem, bem como discagem direta para outro aparelho de fax.

4. Sua empresa precisará gerenciar informações confidenciais?

O acesso aos recursos de um MFD deve ser controlado com números PIN ou senhas. Além disso, certifique-se de que o MFD imprima apenas as cópias necessárias para garantir a segurança dos dados. E pense se a porta USB deve ser desativada.

5. Sua empresa exige impressão remota??

Com a ascensão do BYOD (Traga seu próprio dispositivo), a impressão a partir de dispositivos móveis é rápida e eficiente. Observe atentamente os aplicativos que usarão o MFD para garantir que eles se conectem com segurança.

A avaliação cuidadosa das necessidades de impressão da sua organização o levará à impressora certa com os recursos de que você precisa. Com vários fatores a serem considerados, equilibre-os para criar uma lista de necessidades, que você pode usar para corresponder à sua impressora perfeita..