Manter um fluxo de caixa saudável através do seu negócio é vital. É um fato surpreendente, mas a pequena empresa média é devida £ 36.000 de faturas não pagas. O pagamento atrasado ainda é abundante no setor de pequenas empresas, mas você não é impotente para agir.

Uma das melhores formas de minimizar a exposição do seu negócio a atrasos de pagamento é garantir que você fature prontamente. Muitas empresas caem neste componente essencial da sua gestão de dinheiro.

A média de negócios com pagamento atrasado agora tem que esperar 43,4 dias além dos prazos de pagamento para que as faturas sejam pagas - empresas do norte estão esperando por mais tempo, com um atraso médio de 46,8 dias antes das contas serem liquidadas, de acordo com Bacs..

Mike Hutchinson da Bacs disse: "Nossa mais recente pesquisa demonstra que ainda mais pequenas empresas estão enfrentando dificuldades com pagamentos em atraso, com implicações potencialmente sérias para seus negócios. O fluxo de caixa continua sendo fundamental para as empresas se manterem à tona durante tempos econômicos desafiadores. ser uma cultura crescente de atrasar a liquidação de faturas até muito depois da data de vencimento. "

Muitas das funções de negócios que você toma como garantidas estão migrando on-line. Atualmente, existem vários serviços de faturamento e contabilidade on-line que utilizam os princípios SaaS ou Software as a Service, que, na verdade, transferem sua geração de contabilidade e faturas da área de trabalho do seu PC para a nuvem. Isso libera você para gerenciar as faturas da sua empresa, independentemente da sua localização, pois tudo o que você precisa é de uma conexão à Internet e de um navegador. E, claro, você pode acessar esses serviços a partir do seu smartphone ou tablet PC.

A maioria dos serviços de contabilidade on-line atuais oferece uma conta gratuita para iniciar seu negócio. Faça uma lista e abra uma conta gratuita em cada uma delas. Você pode então ver como cada sistema opera. Você pode criar clientes fictícios e gerar algumas faturas para ver como isso é feito, além de testar se a plataforma se adapta à sua maneira de organizar o faturamento da sua empresa..

Escolhendo um serviço de faturamento em nuvem

A maioria dos serviços on-line atuais oferece basicamente o mesmo conjunto de recursos que ajudam a gerar e gerenciar as faturas da empresa. É importante observar atentamente o conjunto de recursos oferecido pelos serviços que você deseja testar. Antes de comprar um serviço, faça a si mesmo estas perguntas:

  1. Quanta interrupção poderia levar a uma causa de serviço on-line?
  2. Você tem algum sistema de contabilidade legado que precisa usar? Em caso afirmativo, quais dos serviços online são compatíveis??
  3. Converse com seus fornecedores e clientes antes de passar para o faturamento online para garantir que eles possam aceitar essas faturas em seus sistemas.
  4. O sistema fornece um caminho de escalonamento claro quando as faturas se atrasam? Você pode gerar cartas de lembrete??
  5. Certifique-se de conversar com seu contador antes de fazer a mudança para a contabilidade on-line. Eles ainda precisarão acessar essas informações quando suas contas vencerem.
  6. Tome seu tempo para ver cada sistema que você acha que poderia se adequar ao seu negócio. Veja a flexibilidade oferecida e a segurança incorporada na plataforma.
  7. O serviço oferece uma trilha de auditoria? Isso inclui todas as faturas anteriores de um cliente ou cliente. Essas informações são importantes para acompanhar, pois isso é geralmente usado para decidir se um crédito adicional é concedido.
  8. O sistema pode interagir com pacotes de contabilidade estabelecidos, como o Sage?
  9. É possível gerar declarações que listam todas as faturas pendentes e suas datas de vencimento?
  10. O serviço permite que os detalhes da fatura sejam exportados para o Microsoft Excel? Isso pode ser útil ao analisar o status atual da fatura da sua empresa.

O número de serviços disponíveis pode ser desconcertante. Reserve um tempo para listar o que sua empresa precisa de um serviço de faturamento. Depois de ter essas informações, elaborar uma lista de serviços não deve ser um problema. Usando suas avaliações gratuitas, você poderá testar cada uma delas antes de decidir qual delas comprar..

Layout e conteúdo da fatura

Também é importante garantir que as faturas geradas pelo serviço online sejam concluídas. Em muitos casos, as faturas são atrasadas simplesmente porque faltava alguma informação vital à fatura. Todas as faturas da sua empresa precisam conter essas informações:

  • Nome e endereço da sua empresa.
  • O nome e endereço da empresa que você está faturando.
  • Cada fatura deve ter um número de fatura exclusivo. Nunca reutilize números de faturas, pois isso causa confusão.
  • A data da fatura. Isso é chamado de data em que a fatura foi 'levantada' e geralmente começa o período de pagamento declarado da empresa..
  • Lista de produtos ou serviços aos quais a fatura se refere.
  • O montante total devido.
  • Os termos de pagamento da fatura.
  • As empresas limitadas também devem incluir o número da empresa.
  • Se sua empresa está registrada para o IVA, o número de IVA da sua empresa deve ser exibido. O valor do IVA cobrado na fatura também deve ser exibido como uma linha separada na fatura.

Se sua empresa já moveu alguns de seus aplicativos de escritório on-line para aproveitar os benefícios que a nuvem pode oferecer, a transferência on-line do faturamento da sua empresa pode melhorar a eficiência geral do faturamento e reduzir o atraso no pagamento da sua empresa..

Algumas das principais aplicações de faturamento online incluem:

  • Agente livre
  • Simplesmente faturas
  • Faturas2go
  • SimplyBill
  • FreshBooks
  • Invoiceplace
  • Máquina de fatura
  • Invotrak