Todos nós sabemos como nos comportar em uma reunião cara-a-cara ou ao telefone, mas presidir uma videoconferência requer um conjunto totalmente diferente de habilidades..

A preparação

Em primeiro lugar, a preparação é importante e pode fazer a diferença entre uma sessão ou apresentação de videoconferência bem-sucedida e uma apresentação complicada. É importante se vestir adequadamente para a videoconferência, assim como você faria em uma reunião física. A principal diferença é que você será visto na tela, por isso, vestir-se em cores escuras e sólidas ou tons neutros provavelmente sairá melhor na tela quando se trata da apresentação de videoconferência..

Você deve tentar evitar usar listras e padrões horizontais, roupas reflexivas e cores e maquiagem muito brilhantes, que podem não renderizar bem em uma tela de laptop ou desktop.

Também é importante preparar o que você quer dizer e, se precisar, roteirizar tudo. Isso ajudará você a ficar na mensagem e lembrar os principais pontos que deseja fazer. Se você está fazendo uma apresentação, também vale a pena praticá-la de antemão, e se possível, até mesmo fazer o vídeo, para que você saiba o que as outras pessoas vão ver e ouvir.

Outra parte da preparação é certificar-se de que você sabe como usar a tecnologia de videoconferência e os controles necessários para o apresentador. Isso é particularmente importante se você estiver usando um sistema sofisticado. Nesse caso, talvez valha a pena fazer um teste antes do início da reunião, para garantir que a iluminação esteja correta e as colocações de cadeira e microfone sejam otimizadas para você..

A conferência em si

Assim como em uma conferência de áudio, vale a pena fazer o login na sessão antes de a reunião realmente começar, para que você possa iniciá-la a tempo e dar as boas vindas aos participantes quando eles participarem. Se estiver presidindo a reunião, você pode lembrar as pessoas a fazerem o mesmo para minimizar a chance de as pessoas chegarem durante o evento, o que pode causar transtornos..

Assim como você faria em uma reunião física, certifique-se de falar clara e lentamente durante a videoconferência e repita as perguntas quando necessário. Você pode gostar de usar humor para envolver as pessoas, se você estiver confortável fazendo isso, e se for apropriado. Além disso, tente relaxar e respirar normalmente, pois isso tirará o melhor de si e dos participantes.

Embora você esteja olhando para uma câmera, tente manter contato visual com ela, porque isso significará que outras pessoas poderão sentir que têm contato visual com você. Isso é importante na videoconferência, que está emulando uma reunião física. No entanto, ao contrário de uma conferência física, pequenos movimentos podem ser captados e exagerados, então tente ficar parado e gesticular normalmente. Por uma questão de polidez, tente evitar fazer outras coisas, como verificar seu smartphone, digitar no computador, se afastar ou andar por aí.

As pessoas vão se concentrar em seu rosto, especialmente se você for o apresentador, portanto, certifique-se de que suas expressões faciais sejam apropriadas e que você esteja envolvido e interessado na apresentação e no que as outras pessoas estão dizendo. Além disso, lembre-se de sorrir e relaxar.

Para facilitar a conversa e moderar o debate e as interações, tente permitir que as pessoas terminem o que estão dizendo sem interrompê-las, ou deixar que outras pessoas as interrompam prematuramente. Você também pode ser obrigado a moderar várias conversas, explicando as regras básicas e incentivando as pessoas a participar..

Novamente, vale a pena falar com clareza e cuidado, enunciando suas palavras e usando a inflexão para variar seu tom. Lembre-se também que palavras curtas e frases simples são melhores, pois pode haver um breve atraso na transmissão de áudio.

Dicas e truques

Há várias coisas que você pode fazer para garantir uma boa apresentação, e isso inclui praticar com o equipamento de antemão para que você se sinta à vontade quando se trata da reunião. Conhecer o seu material também é importante, assim como ter um copo de água à mão no caso de você secar e reservar tempo para relaxar antes da apresentação..

Se você estiver fazendo uma apresentação ou conduzindo uma discussão usando uma lousa interativa ou uma pesquisa on-line, clareza, concisão e confiança são qualidades importantes para demonstrar, porque elas o ajudarão a liderar bem e a ser decisivo.

Além disso, o uso das ferramentas interativas disponíveis, como mensagens instantâneas, quadros brancos compartilhados e pesquisas on-line, pode ajudar a manter as pessoas envolvidas na apresentação, incentivar a participação e tornar a apresentação mais interessante..

Finalmente, em termos de tempo, isso pode variar dependendo se você está incorporando vários países e fusos horários, mas se você quer que as pessoas estejam mais atentas, as conferências matinais são a melhor opção, e pode ser melhor evitar o almoço posterior ranhura.