Auditorias de fornecedores são um fato da vida e, se alguma coisa, a expectativa para este ano é que elas aumentem em frequência. Assim que alguém em uma organização assina o contrato 'EULA' (Contrato de Licença Empresarial Ilimitado), abre a embalagem em uma caixa de software, quebra o selo em um disco, marca a caixa confirmando que os T & Cs foram lidos ou em alguns casos, começa a usar o software, um acordo implícito a ser auditado em algum momento no futuro foi feito. Cada contrato de software e / ou termos e condições contém uma cláusula de auditoria.

De acordo com um relatório de 2013 publicado pela KPMG, 90% dos fornecedores de software admitiram que seu programa de conformidade é uma fonte de receita, com 10% usando as auditorias como uma estratégia para garantir 10% da receita total. Mais da metade de todos os fornecedores confirmaram que as auditorias ajudam a garantir 4% de suas receitas e, em cerca de 59% dos casos, especialistas em auditoria de fornecedores são incentivados usando comissões de vendas.

Como uma auditoria normalmente não pode ser totalmente evitada, a questão a considerar é se isso é ou não uma coisa ruim? Os usuários estão quase sempre alarmados com a perspectiva de serem auditados, mas, na realidade, as auditorias dos fornecedores não são necessariamente uma ocorrência negativa. Eles podem ser usados ​​de forma construtiva, como uma oportunidade de economizar dinheiro, obtendo uma melhor compreensão do uso real e do software em potencial em relação ao gasto com licenças em excesso..

Imagine o cenário de uma empresa que viu uma rápida expansão nos últimos dois anos como resultado de crescimento orgânico e atividades de M & A. Em circunstâncias normais, manter o controle sobre os registros de direitos de licença de uma organização, compras de software, implantações de software e, geralmente, garantir que as pessoas adotem os processos oficiais de SAM, é uma tarefa complexa e em tempo integral..

Agora adicione a complexidade de ter que integrar a parte recém-adquirida do negócio. A coleta de direitos de licença ea transferência desses para a nova entidade, potencialmente sem o suporte de uma ferramenta de gerenciamento de ativos de software (SAM) para ajudar na descoberta de software e na criação de um repositório de licenças, podem fazer com que se obtenha uma imagem precisa da conformidade da organização difícil de alcançar. Normalmente, é aí que os "problemas" começam e por que usar a tecnologia de inventário automatizada é capaz de criar uma linha de base de aplicativos instalados e, em seguida, gravar direitos de licença em um único repositório é essencial.

O mero fato de que uma organização tenha sido adquirida ou adquirida, a colocou na lista de alvos de um fornecedor para uma auditoria. Os vendedores sabem como tirar proveito de 'frutas de baixa qualidade' e isso é sempre lucrativo. Portanto, em vez de se preocupar com a possibilidade de uma auditoria, aceite que é inevitável e use-a como uma oportunidade para obter uma linha de base de direitos acordada com um fornecedor. Idealmente, isso deve ser feito de forma proativa, como parte de uma auditoria interna com foco em reconciliar o uso do software com o direito antes que a própria avaliação do fornecedor ocorra..

Voltando aos aspectos mais positivos das auditorias de fornecedores, eles representam uma maneira de testar se ferramentas e processos estão funcionando de forma eficiente. Uma organização raramente é conscientemente não conforme, já que isso é ilegal. No entanto, a complexidade de gerenciar o licenciamento de software, os processos de aquisição e os contratos de métricas de licença, garantindo que as operações diárias da empresa não sejam afetadas, significa que os erros podem e irão acontecer.

O principal benefício de abordar a auditoria de software de maneira proativa e metódica é o potencial de obter economias de custo significativas por meio de uma compreensão mais detalhada dos requisitos de utilização precisos..

Assim como uma auditoria interna pode destacar um problema de licenciamento baixo, ela freqüentemente destaca onde uma organização está super licenciada ou não está aproveitando os esquemas de licenciamento mais econômicos disponíveis para ela. Este é um cenário surpreendentemente comum, já que as empresas avessas ao risco têm tradicionalmente optado por acordos de licenciamento ilimitado na crença de que é melhor “jogar em segurança” porque as penalidades potenciais de auditoria serão maiores. É um pouco como evitar uma pesquisa de satisfação do cliente, porque os resultados não serão complementares. Avisado é forearmed, como dizem.

Jelle Wijndelts é consultora SAM na Snow Software.