Introdução

E-mail é uma bênção e uma maldição: embora seja um benefício para a comunicação e a colaboração, todos sentimos esse sentimento de afundamento quando abrimos uma caixa de entrada lotada. Mas não tem que ser assim ...

Com alguns truques fáceis e algumas dicas importantes, você pode ser o mestre ou amante do correio, eliminando aborrecimentos e alcançando o famoso estado da Inbox Zero. Neste artigo, vamos ver como conseguir isso nos dois serviços de e-mail mais populares, Gmail e Outlook.

  • Você também pode querer ler: 10 dicas, truques e segredos para o Gmail
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Use conversas

Este é particularmente importante no mundo corporativo, onde o que deveria ser uma discussão bastante simples pode ser atolado em e-mails intermináveis ​​sobre nada em particular. O Outlook e o Gmail permitem que você visualize seus e-mails no modo de conversa, o que significa que todas as mensagens de um determinado tópico são recolhidas sob um único título de e-mail.

Para ativar a visualização de conversas no Gmail, clique no ícone de roda dentada, selecione Configurações e role para baixo até Exibição de conversas. Alterne o comutador e salve suas alterações.

No Outlook, as conversas estão desativadas por padrão. Para ativá-los, clique em Exibir> Conversas> Mostrar como conversas. Você também pode alterar as configurações aqui para especificar como as conversas devem ser exibidas. No Outlook.com, a opção de conversa está em Opções> Agrupar por conversação e pré-carregar mensagens.

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Filtrar o faff e sujeira

Não importa quão bons sejam os filtros de e-mail da sua organização, algum spam será transmitido. Felizmente, o Outlook e o Gmail têm algumas ferramentas que podem ajudá-lo a combater a ameaça do spam (e na área de trabalho você pode adicionar mais através de plugins).

No Gmail, a maneira mais fácil de filtrar mensagens indesejadas é usar o menu suspenso no corpo da mensagem e escolher Filtrar mensagens assim. Você pode especificar o que o Gmail deve fazer com mensagens que correspondam aos mesmos critérios, como endereço de e-mail ou linha de assunto.

No Outlook, você deseja Mail> Home> Excluir> Lixo Eletrônico> Opções de Lixo Eletrônico, onde você pode ajustar o nível de filtragem. Se você quiser, pode restringir o recebimento de emails apenas a remetentes conhecidos, embora isso não seja realmente prático na maioria dos escritórios..

No Outlook.com, você pode tocar em Ações> Criar Regra para excluir automaticamente as mensagens indesejadas..

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Aprenda as coisas boas

Filtros e regras não são apenas mensagens que você não quer. Eles também podem ser ferramentas úteis para organizar o correio que você deseja. Por exemplo, você pode criar regras do Outlook para essas mensagens com código de cores para poder avaliar sua importância imediatamente ou criar uma regra ou filtro que dê a certas categorias uma categoria e arquive-as adequadamente para que você possa se preocupar com elas posteriormente.

Essas regras e filtros também são uma boa maneira de manter mensagens legítimas fora do seu filtro de spam, ou de encaminhar mensagens que não são do seu departamento, e é fácil criar regras muito complexas - assim, por exemplo, você pode ter resultados diferentes se as mensagens recebidas têm anexos de arquivos ou incluem certas palavras.

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Cancelar inscrição de tudo

Com o tempo, há uma boa chance de você acabar se inscrevendo em todos os tipos de coisas - geralmente sem perguntar. É aí que entra o excelente site Unroll.me. Ele funciona com o Gmail e o Outlook.com (assim como o Hotmail, o AOL Mail e o iCloud) e pode fazer duas coisas úteis: pode colocar todos os seus e-mails de inscrição em um resumo regular , mantendo a sua caixa de entrada arrumada, ou pode cancelar automaticamente sua inscrição nas listas de discussão que você não deseja. Usamos a última opção e descobrimos que assinamos mais de 200 listas de e-mail às quais não queríamos estar. É uma ferramenta fantástica.

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Use aliases

Os aliases - com vários endereços de e-mail para a mesma conta - são uma ótima maneira de categorizar os e-mails recebidos e são armas úteis na guerra contra o spam também. No Outlook.com você pode adicionar mais endereços de e-mail do Outlook.com à sua conta existente, enquanto no Gmail você pode adicionar qualquer coisa depois da primeira parte do seu e-mail, desde que com um sinal de mais - por exemplo karen.smith + notes @ gmail.com iria para [email protected]. Em seguida, você pode definir regras ou filtros para procurar seus aliases e processá-los de acordo, por exemplo, enviando-os diretamente para sua pasta de spam.

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Configurar Etapas Rápidas

Este é apenas o Outlook - além de regras, o Outlook tem etapas rápidas para ajudá-lo a organizar sua caixa de entrada. A diferença entre as etapas rápidas e as regras é que as primeiras são executadas manualmente, enquanto as últimas são automáticas. Uma etapa rápida é uma maneira rápida de aplicar várias ações a uma mensagem ou grupo de mensagens, e o Outlook vem com as predefinidas, como Mover para pasta ou Responder e excluir. Ao criar um Quick Step e adicioná-lo à sua barra de ferramentas de acesso rápido (sob o ícone de raio), você pode transformar muitos trabalhos de processamento de e-mail em esforços com apenas um clique.

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Criar respostas prontas

Você frequentemente se verá essencialmente escrevendo a mesma mensagem repetidamente para várias pessoas, então por que não automatizá-la? As Peças Rápidas do Outlook são uma bênção aqui: crie um e-mail, grave o bit que você não deseja gravar nunca mais e clique em Inserir> Partes Rápidas> Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas. Na próxima vez que você precisar enviar a mensagem, coloque o cursor no corpo da mensagem e clique em Inserir> Partes rápidas e selecione sua resposta automática..

O processo é semelhante no Gmail, mas você precisa acessar Configurações> Labs e procurar a opção Respostas automáticas. Clique em Ativar para ativá-lo.

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Use a correção automática

As respostas prontas podem ser um exagero para muitas mensagens, mas há outra maneira de acelerar a composição e as respostas do seu e-mail. Uma grande economia de tempo é usar a autocorreção como uma forma abreviada, de modo que, por exemplo, você possa substituir um endereço de e-mail longo por "eml", um endereço postal com "addr" ou uma confirmação com "regrd". magicamente aparece quando você digita o comando correto.

No Outlook, você pode definir suas entradas de correção automática em Arquivo> Opções> Verificação> Email> Ortografia e Autocorreção. Para o Gmail, você precisará fazer isso no nível do sistema operacional usando um aplicativo de terceiros ou por meio de um sinalizador do Google Chrome: digite chrome: // flags na barra de endereço e procure por Ativar correção ortográfica automática.

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Use listas de tarefas

Uma das formas mais práticas de gerenciar seu e-mail é usar listas de tarefas - sinalizar uma mensagem para ação futura é útil somente se você se lembrar de voltar a ela, e listas de tarefas são uma ótima maneira de garantir que você faça . No Outlook, você pode sinalizar uma mensagem de email para acompanhamento clicando com o botão direito do mouse no ícone de sinalização e definindo um horário de lembrete, ou pode arrastar a mensagem para a Barra de Tarefas Pendentes para criar um item de tarefa.

No Gmail, clique em Gmail> Tarefas para exibir a lista de tarefas. Para adicionar uma mensagem de correio a ela, clique na lista suspensa Mais da mensagem e selecione Criar Evento. Isso adiciona o evento que você cria ao seu calendário.

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Faça isso agora

Uma escola de pensamento diz que você só deve ler uma mensagem na sua caixa de entrada uma vez: se você deixar que ela fique lá, você não estará organizando seu e-mail com eficiência suficiente. Em vez disso, você deve tomar medidas imediatas - excluí-lo se for irrelevante, delegá-lo se for o trabalho de outra pessoa, arquivar se não precisar fazer nada ou sinalizá-lo para voltar mais tarde.

O resultado final disso deve ser a muito alardeada Inbox Zero - ou pelo menos será até que alguém lhe envie e-mails e a estrague. O método funciona, mas é mais adequado para incursões frequentes em sua caixa de entrada - se você tentar processar todos os e-mails assim que ele chegar, será difícil fazer qualquer outra coisa.

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