O papel ainda é a alma de qualquer organização. Embora numerosas iniciativas apoiem o escritório livre de papel com instituições como o NHS tendo sido definido como um alvo para passar o papel até 2018, não vamos esquecer que o documento em papel continuará a ser uma parte integrante do processo de negócios, independentemente.

As pastas com comunicação com o cliente, faturas, memorandos e aplicativos armazenam mesas de trabalho e gabinetes de arquivamento, mas, naturalmente, com tanta informação à mão, ela pode facilmente se perder no éter ou não ser processada adequadamente. A vida no escritório, como tal, pode se tornar incrivelmente difícil.

Por exemplo, quando um cliente importante está no telefone, mas a pasta de documentos desapareceu. Ou, quando um vendedor precisa levar envelopes volumosos com correspondência e contratos para cada visita do cliente.

Simplificando, se você não gerenciar seus documentos impressos e digitais adequadamente, poderá correr o risco de perder clientes e receita. E isso pode acontecer com qualquer pessoa, independentemente da indústria ou tamanho do negócio.

Tem havido inúmeras histórias de bancos sendo multados por cometer erros em papelada e informações de extravio, por exemplo, então como você garante que os documentos sejam controlados e gerenciados de forma eficaz??

Em um lugar, mas disponível para todos

Com tanta pressão para reduzir custos, otimizar os processos de negócios e aumentar o desempenho, é importante não esquecer as coisas óbvias ao se concentrar nas lições aprendidas e nas próprias soluções à nossa disposição.

O documento em papel humilde é um deles. É pouco provável que o pulso das pranchas esteja acelerado, mas as eficiências que ele pode trazer podem.

Para controlar documentos e seu fluxo dentro de uma empresa, muitas organizações implantam soluções avançadas, como sistemas de gerenciamento de documentos, sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo ou arquivos digitais. Uma vantagem significativa de tais sistemas é que as informações são centralizadas e os documentos relevantes são armazenados em um só lugar..

Isso tem a vantagem crítica de negócios de que os documentos digitais armazenados centralmente não podem ser perdidos ou destruídos, pois normalmente um backup é criado regularmente. Várias pessoas também podem verificar o mesmo documento, pois um documento digital não precisa ser copiado fisicamente.

E mesmo quando viaja, qualquer pessoa de vendas pode baixar e verificar a documentação do cliente através de uma conexão segura com a empresa..

Como resultado, não há necessidade de armários de escritório volumosos ocupando a sala de escritório, com o espaço extra que isso permite ser um subproduto bem-vindo do gerenciamento de documentos de forma mais eficiente.

Mover documentos em papel para o formato digital

Mas, embora os relatórios de inteligência de mercado demonstrem que quase três quartos das empresas (70%) afirmam que a redução de papel faz parte do processo de melhoria, quase metade dos entrevistados acha que o tempo gasto na digitação de dados, busca de cópias em papel e arquivamento ainda é o maior problema causado por processos baseados em papel em sua empresa.

O volume de armazenamento e o custo de terceirização da loja de papel foram apontados como o segundo maior problema por mais de 40% dos entrevistados. As organizações precisam prestar muita atenção aos processos de negócios que estão causando esses gargalos no sistema de fluxo de trabalho.

Livrar-se do arquivo antigo é uma dessas maneiras de gerenciar documentos com mais eficiência. E a digitalização de documentos em papel em sistemas eletrônicos centralizados oferece uma alternativa para isso. Documentos criados em um PC podem ser simplesmente armazenados diretamente nos sistemas corporativos.

Embora a digitalização de papel seja prática comum há décadas, hoje em dia não é suficiente guardar digitalizações simples em repositórios electrónicos centrais, pois tem uma limitação importante: as imagens de documentos digitalizadas contêm apenas poucas informações adicionais e o texto não pode ser pesquisado por palavras-chave eletronicamente..

Como documentos em papel digitalizados podem ser armazenados acidentalmente em uma biblioteca digital incorreta, é crucial que eles sejam detectados inserindo palavras-chave no programa de pesquisa de um computador. Usando a chamada "busca por palavras-chave", todos os documentos relacionados a um determinado tópico podem ser exibidos com um clique do mouse, e arquivos longos podem ser pesquisados ​​rapidamente em busca de informações.