Para a maioria das empresas, compreender totalmente o uso do software e calcular o número de licenças de software que possuem, além de calcular quando expiram ou precisam ser renovadas, é uma fonte constante de frustração..

As complexidades de licenciamento continuam a aumentar à medida que novas plataformas tecnológicas são lançadas e os métodos de consumo de software evoluem, e isso, juntamente com a introdução do uso baseado em nuvem, tem tornado o software de muitos fornecedores cada vez mais difícil de acompanhar..

A Microsoft, por exemplo, está mudando seus modelos de licenciamento, oferecendo vários tipos de esquemas de licenciamento para ser rentável e flexível - mas isso torna ainda mais difícil manter o controle sobre as licenças existentes. Então, como você mantém o topo do licenciamento de software??

Traga seu próprio dispositivo (BYOD)

Houve um aumento recente no número de trabalhadores que implementam a política de BYOD oferecida por seus empregadores. Traga seu próprio dispositivo para empresas que permitem que os funcionários usem seus próprios dispositivos pessoais no local de trabalho.

Esses dispositivos participam de informações e aplicativos da empresa com privilégios e, portanto, a organização deve ter as licenças de software necessárias para cobri-los. Se houver algum problema de conformidade de licença com um dispositivo, independentemente de o usuário final ser proprietário do dispositivo, a empresa sempre aceitará o problema. Isso pode causar custos inesperados - ter que comprar muitas novas licenças para uma penalidade inesperada.

Licenças de Acesso para Cliente

Originalmente, os servidores eram usados ​​para compartilhar documentos, mas agora eles foram desenvolvidos para hospedar a intranet da organização, manter desktops virtuais e suportar o ambiente virtual. Para acessar as informações armazenadas no servidor, cada dispositivo ou usuário precisa de uma Licença de Acesso para Cliente (CAL), onde é possível obter complicações..

Se você decidir licenciar por dispositivo, você licencia cada dispositivo para acessar o servidor, mas se você tiver funcionários com vários dispositivos, será mais econômico licenciar por usuário, embora o gerenciamento de uma mistura ou CALs de usuário e dispositivo seja administrativamente difícil. Na verdade, não importa como você escolhe a sua propriedade, contanto que você possa demonstrar como está administrando - a única exceção é o Enterprise Agreements, então você escolhe o dispositivo ou o usuário. Adicionando outro ponto de confusão - não importa quantos servidores você tenha, você só precisa de uma CAL.

O uso da CAL é rigorosamente aplicado e, com complicações decorrentes do número de dispositivos e locais dos quais um aplicativo pode ser acessado, a complexidade do licenciamento da CAL pode ser difícil de evitar, mas é duramente penalizada, portanto não deve ser ignorada.

Citrix e Windows Terminal Servers

Se você tiver vários funcionários que exigem pilhas de software diferentes, será necessário garantir que eles acessem apenas o software ao qual têm direito, mas também apenas de dispositivos licenciados. Em um servidor, você poderia publicar o Microsoft Office, o Project e o Visio em grupos específicos de funcionários com direitos de acesso a cada parte do software..

Para impor o controle sobre esses direitos de usuário, muitas vezes é necessário introduzir um sistema de gerenciamento que possa impedir o uso inadvertido por um usuário aprovado de um dispositivo não licenciado - essa é uma das áreas predominantes de falha descoberta durante auditorias instigadas pelo fornecedor..

Embora isso facilite a conformidade com os termos de licenciamento do fornecedor, ele meramente ilustra a pior hipótese, mas não ajuda na retirada de licenças não utilizadas, de modo que a capacidade de rastrear quais dispositivos acessaram quais aplicativos em uma janela de 90 dias pode ajudar na decisão de quais usuários realmente exigem aplicativos não-padrão.

Tempo de inatividade

Quando as empresas adquirem licenças de software, a maior parte negligenciada é o custo real do tempo de seus funcionários durante a implementação, bem como a manutenção e o suporte. Um estudo recente do Departamento de Comércio dos EUA mostrou que as despesas com compra de software representavam apenas cerca de 30% do total gasto em software como um todo - com os custos subindo devido aos custos de gerenciamento, implementação e mão de obra..

Contratação de Expertise em Licenciamento

Às vezes considerada um custo oculto, a contratação de especialistas em gerenciamento de licenças na verdade ajuda a eliminar gastos desnecessários com software e, com frequência, reduz os gastos gerais com software da organização - sem mencionar a tranquilidade que deve advir de uma solicitação de auditoria. É também uma medida de redução de custos a longo prazo, com a despesa inicial de contratar uma empresa externa que se tornará completa e recuperada no futuro..

A contratação de um especialista em Software Asset Management (SAM) facilita a pressão do gerenciamento das complexidades de licenciamento de software, permitindo que você se concentre no pensamento estratégico, levando sua empresa adiante e se sinta seguro sabendo que seu gerenciamento de licenças está sendo cuidado com segurança.

  • Sean Robinson é Diretor Administrativo do SAM e especialistas em gerenciamento de licenças License Dashboard.