Ele está disponível em praticamente todos os PCs e a capacidade do Excel para manipulação de dados o torna uma forte ferramenta de business intelligence (BI). Além disso, o aplicativo de planilha da Microsoft é fácil de aprender - a maioria de nós já o utilizou - e geralmente não há custos extras.

Um recurso primordial do Office 2013, o baixo custo e as grandes capacidades do Excel o tornam especialmente adequado para empresas de pequeno e médio porte. Ele pode ser usado como um método simples de importar e combinar dados de diferentes origens, formando uma base para qualquer estratégia de BI..

O BI de autoatendimento está se tornando cada vez mais popular. As SMBs podem começar com o PowerPivot, um suplemento gratuito da Microsoft que expande dramaticamente o poder do Excel.

O PowerPivot permite a criação de painéis como uma ferramenta de exibição de dados útil. Os usuários podem transformar rapidamente grandes quantidades de dados de praticamente qualquer origem, transformando-as em informações significativas, aproveitando recursos familiares do Excel.

Ele também cria um modelo de relatório de dados, adicionando cálculos poderosos usando o Data Analysis eXpressions (DAX). É esse recurso rápido de geração de relatórios em memória em conjuntos de dados muito grandes que permite que os usuários criem pivôs, tabelas e painéis interativos.

Criando um painel de controle de BI

Os painéis de inteligência comercial são usados ​​para exibir dados como vendas em uma área específica durante um período definido, usando gráficos e tabelas. Por exemplo, um SMB pode desejar exibir a receita de vendas de um produto durante um período de três anos em um formato fácil de ler.

O painel permite que as empresas acessem uma única página para os principais indicadores de desempenho, consolidando e organizando números e métricas em uma única tela. A interface é personalizável e as SMBs podem extrair dados em tempo real de várias fontes.

O PowerPivot permite que as empresas tragam dados localmente do banco de dados da empresa para o Excel, colocando o usuário no controle de seu próprio BI e adicionando a capacidade de personalizá-lo também.

A janela do PowerPivot fica dentro do Excel e permite que os usuários importem do banco de dados; os usuários podem escrever uma "consulta" que é capaz de extrair dados específicos. O PowerPivot consulta o banco de dados e recupera as informações, trazendo-as na memória, onde são compactadas e podem ser acessadas integralmente pela pasta de trabalho do Excel, com uma guia criada para cada elemento.

As SMBs podem manter "relacionamentos" dentro dos dados e, em seguida, criar um painel. A Tabela Dinâmica pode ser usada para controlar o que uma empresa deseja analisar e por qual medida. Isso também pode ser personalizado no Excel usando Slicers.

Estes são controles visuais que permitem aos usuários filtrar os dados de maneira rápida e fácil de maneira interativa. Eles podem se conectar às funções Tabelas Dinâmicas, Gráficos Dinâmicos e CUBE - que analisam os dados de maneira hierárquica - para criar painéis interativos.

Cor e formatação condicional

A formatação condicional do Excel também é útil, pois pode criar um esquema de cores ou uma barra de dados. O DAX é um dos recursos mais capazes, pois pode criar uma coluna calculada utilizando equações funcionais ou criar uma medida na tabela dinâmica, como o ano até a data das vendas..

Os usuários também podem criar um gráfico dinâmico no painel do Excel para visualizar os dados em um formato de tabela (veja a figura).

O painel na figura mostra a atividade de uso do site do SharePoint, em um painel do PerformancePoint, que é o sistema de painéis da Microsoft no SharePoint.

"Não há uma aparência padrão de um painel, cada um será diferente e adaptado às informações exibidas. No entanto, eles geralmente combinam gráficos, tabelas e indicadores chave de desempenho (KPIs)", diz Alex Whittles, consultor de inteligência de negócios. na rã roxa.

Ele acrescenta: "Crucialmente, os filtros na parte superior do painel permitem personalizar os dados que você está visualizando. Bons painéis devem permitir que você clique em um número, linha ou gráfico de interesse e veja mais detalhes sobre o número você clicou ou viu um relatório detalhado

"Portanto, um painel deve ser considerado como uma plataforma de lançamento para maior exploração, fornecendo uma resposta de alto nível para 'Está tudo bem?', 'Há algo que eu deveria estar olhando?'"

Furar com o Office 2010

A Microsoft enfatizou cada vez mais a funcionalidade de business intelligence (BI) em sua mais recente atualização do pacote Office. Mas esteja avisado, não é grátis no Office 2013, então algumas PMEs podem ser melhores para ficar com 2010.

Os usuários devem ter a versão Office Professional Plus do novo Office para obter acesso total aos recursos de BI do Excel 2013 por meio do PowerPivot. O Office Professional Plus está disponível para licenciados por volume e faz parte do Serviço do Office 365 Small Business Premium.

Para aqueles com a versão 2013, o Power View adiciona gráficos de mapa do Bing, gráficos de bolhas animados e visualizações de exibição de cartão que exibem imagens ao lado de dados numéricos.

Os usuários podem obter o PowerPivot e o Power View com o Office Professional Plus 2013 por meio de um contrato Open, Select ou Enterprise; Excel 2013 autônomo via Abrir ou Selecionar; ou Office 365 ProPlus via Office 365.

As empresas também podem obter os recursos de BI da Microsoft com um mínimo de cinco licenças do Office por meio da maioria dos programas de licenciamento ou com uma assinatura individual do Office 365 ProPlus.

Apesar desse possível revés, muitas SMBs podem se beneficiar do uso dos recursos de BI já estabelecidos do Excel. As empresas provavelmente usarão planilhas para grande parte de suas tarefas de relatório e análise, e o PowerPivot é simplesmente uma extensão disso. Para aqueles com o Office 2010 já em vigor, realmente não há necessidade de atualizar.