Quando ocorrem, as auditorias de fornecedores podem ser muito prejudiciais para uma organização. A carta de intenção de auditoria quase sempre chegará em um momento inconveniente, mas há algumas precauções que você pode colocar em prática para garantir que a interrupção seja mantida em um nível mínimo..

Crie um processo de auditoria de fornecedores

Este é um processo que estipula as etapas internas que a organização deve seguir para cada estágio da auditoria. Assegure-se de que todas as partes relevantes dentro da organização estejam cientes de que uma auditoria está prestes a começar. Essa notificação precisa ir além do departamento de TI para incluir compras, departamento jurídico e segurança.

Aproxime-se dos fornecedores de software relevantes

Pode parecer contra-intuitivo, mas quando confrontado com uma auditoria, é aconselhável investir na construção de um bom relacionamento com o fornecedor (s) em questão. Isso também pode envolver discussões sobre futuros planos de desenvolvimento de negócios, já que dar a um fornecedor uma maior compreensão da sua estratégia organizacional permitirá que eles forneçam conselhos práticos sobre futuros requisitos de licença. Um relacionamento mais próximo impedirá uma auditoria? Isso é improvável, mas um diálogo aberto definirá o cenário para uma base menos agressiva e mais construtiva para a auditoria e poderá ajudar a influenciar os tempos, caso um atraso seja preferível..

Pense de forma proativa sobre auditorias internas de software

Usando ferramentas especializadas de SAM, é possível registrar exatamente o que está sendo usado e como isso se correlaciona com o direito oficial da organização. O ideal seria que isso fosse concluído regularmente para todos os fornecedores relevantes de importância, da mesma forma que uma organização abordaria o desenvolvimento de um plano de recuperação de desastre. Uma auditoria interna verificará se ferramentas, pessoas e processos estão funcionando adequadamente, se a organização está em conformidade com seus direitos de licença e, é claro, destacará quaisquer áreas problemáticas, para que o problema possa ser corrigido antes que um fornecedor venha a chamar.

  • Jelle Wijndelts é consultora sênior de SAM na Snow Software.