Os empresários geralmente sentem que não há tempo suficiente no dia para fazer o que precisam ou querem. O resultado é que eles podem se sentir pressionados durante o dia de trabalho, ser forçados a trabalhar até tarde e nos finais de semana e ficar irritados com pessoas que tiram tempo deles..

As habilidades de gerenciamento de tempo são essenciais para que as pessoas sejam mais produtivas em seu dia de trabalho e, embora algumas delas se reduzam à disciplina e às boas práticas, também existem ferramentas e tecnologias disponíveis para ajudá-lo..

Criando uma lista de tarefas

Em primeiro lugar, a procrastinação e o foco podem ser um problema para algumas pessoas. Listas de tarefas podem realmente ajudar aqui, e elas podem ser tão simples ou tão complicadas quanto você quer que elas sejam. Por exemplo, você pode agrupar atividades em temas, projetos, prazos e categorias diferentes. Colocar a lista em um lugar de destaque no escritório ou em casa pode ajudar a manter essas coisas em mente, e também pode funcionar como um incentivo visual para ver as coisas atravessadas ao longo do tempo..

No entanto, fazer listas nem sempre é suficiente, e especialistas em gerenciamento de tempo dizem que um dos maiores erros que as pessoas cometem ao usar as listas de tarefas é que elas não definem uma data difícil para concluir algo, ou mesmo para iniciá-lo. A conseqüência é que eles ficam sobrecarregados com listas de tarefas.

O Microsoft Outlook e outros pacotes de produtividade têm suas próprias ferramentas de criação de tarefas, mas há também vários aplicativos populares baseados na Web que podem ajudar a priorizar tarefas e atribuir níveis de conclusão e prazos a eles. Uma delas é o Remember the Milk, que é uma ferramenta on-line gratuita que pode ser acessada através do computador desktop, móvel ou tablet e pode ajudar a gerenciar tarefas e listas de tarefas. Com ferramentas como esta, você pode configurá-lo para enviar lembretes por e-mail, SMS ou mensagens instantâneas, e a lista de tarefas pode ser acessada por telefone e listas sincronizadas com o Google Agenda..

Outro organizador eficaz de listas de tarefas baseadas na Web é o Toodledo, que funciona em linhas semelhantes. Essa ferramenta é fácil de usar e fornece vários critérios para classificar tarefas, como pastas, subtarefas, datas de vencimento, prioridades, tags, contextos, metas, notas e estimativas de tempo. Outras ferramentas baseadas na Web incluem Todoist, ccToDo e Task Freak.

Uma coisa que vale a pena notar sobre as listas de tarefas é que é importante não apenas mover uma tarefa específica para o próximo ou para o próximo mês, mas, em vez disso, dividir a lista e atribuir cada tarefa a uma data específica. Dessa forma, você pode se ajudar a concluir, ou pelo menos iniciar uma tarefa dentro de um prazo atingível. Mais importante, ajuda-o a vencer o problema da procrastinação, tornando a lista menos formidável.

Planejamento e agendamento

Quando combinado com ferramentas de calendário, como o Google Agenda ou o Microsoft Outlook, você pode trabalhar com mais eficiência em suas tarefas. Mas o principal é certificar-se de que você olha para o seu planejador em uma base diária. Quer você use um agendador baseado em papel ou baseado em PC, ele só será eficaz se você verificar e atualizar regularmente.

Além de saber como e quando iniciar uma tarefa, o gerenciamento eficaz do tempo também é sobre como saber quando e como interromper uma tarefa específica e mudar para outra..

Para algumas pessoas, isso significa saber como terminar uma reunião ou até mesmo uma conversa em tempo hábil. E com mais e mais maneiras de se comunicar, por exemplo, mensagens instantâneas, redes sociais, e-mail, conferência de voz e vídeo e colaboração on-line, todas essas tecnologias podem ser úteis, mas também podem ser ladrões de tempo em massa.

O software de agendamento, como o Outlook, pode ajudar a reservar tempo em seu diário para uma série de atividades, não apenas reuniões com pessoas. Por exemplo, você pode reservar um tempo para classificar a papelada, executar tarefas pessoais acumuladas ao longo do tempo, corrigir problemas relacionados ao computador ou ler uma pilha de revistas do setor. Lembre-se de programar também algum tempo de relaxamento.

Ao fazer isso, você pode indicar às pessoas, que usam um diário compartilhado com você, que você está ocupado e não deve ser incomodado, e também lembra que essas tarefas são importantes, porque se elas não forem feitas durante o trabalho horas, você estará fazendo-os à noite ou no fim de semana.