Lá atrás, quando - bem, no final dos anos 1990 - antes que "a nuvem" fosse uma mancha no horizonte digital, as intranets corporativas eram "a coisa". Essas redes internas ofereciam a flexibilidade de acesso on-line a arquivos, documentos, imagens e assim por diante para todos dentro da empresa. Com o desenvolvimento da nuvem, ferramentas de armazenamento de documentos e gerenciamento de projetos baseados na Web, como Dropbox e Basecamp, tornaram-se a norma, condenando as intranets a um canto empoeirado da arquitetura de TI legada..

Mas, como tudo mais na vida, o que acontece por aí, embora geralmente com uma nova perspectiva sobre o mundo ao seu redor. Tomemos, por exemplo, uma pequena empresa de recrutamento. Com sede no Reino Unido, começa com apenas alguns funcionários e, através de uma boa gestão e um pouco de sorte, cresce para cerca de 40 funcionários. Durante esse período, as políticas usuais da empresa foram criadas, as folhas de despesas foram e depois foram, a agenda e os modelos de descrição de trabalho foram alterados.

Pesadelo de arquivamento

Sendo uma empresa razoavelmente progressista, a empresa utiliza o armazenamento digital desde o seu início e tem sido razoavelmente cuidadosa ao curar seus sistemas de arquivamento on-line. No entanto, com a rotatividade de pessoal e um aumento contínuo no número de documentos armazenados e compartilhados, navegar no sistema de arquivamento para encontrar os documentos mais recentes, mais precisos ou, em alguns casos, legalmente corretos, logo se torna uma tarefa difícil..

Mesmo com versões automatizadas disponíveis em muitos sistemas de armazenamento e colaboração baseados em nuvem, nem sempre é claro qual documento é a versão final. Para organizações menores, os formulários de despesas são um excelente exemplo disso, onde pode haver diferentes modelos, dependendo do nível de senioridade ou função dentro da empresa..

A complexidade de nossa empresa de recrutamento se agrava quando a organização se torna global, com escritórios na Alemanha, Dubai, Cingapura e Nova Zelândia. Não só existem documentos finais, como também podem existir várias versões em diferentes idiomas, ou que são específicas do país ou da região. Muitas vezes, enquanto os documentos originais podem ser organizados centralmente, as versões regionais são mantidas e atualizadas localmente. Em alguns casos, a equipe recorrerá a visitar o site da empresa para ver as últimas informações publicadas e retroceder para ajudá-las a localizar o documento ou outro conteúdo que estejam procurando..

Intranet 2.0

Então, na era da nuvem, como você sabe o que é "verdadeiro" em um ambiente distribuído? Como as pessoas encarregadas de projetos ou gerenciamento de conhecimento garantem versões e filtragem consistentes de documentos ou atividade de projeto? Bem-vindo de volta à intranet 2.0.

As intranets atuais da empresa aproveitam o melhor da tecnologia antiga e a adicionam à flexibilidade da nuvem. O resultado é um ambiente que permanece interno, é controlado centralmente e moderado quando necessário, e oferece permissão sofisticada para garantir a clareza de acesso para permitir a alteração de documentos importantes da empresa ou do projeto..

Por exemplo, pode ser mais estático e menos dinâmico, (assim você está vendo a versão publicada da verdade), existem URLs legíveis (ao contrário dos sistemas de armazenamento em nuvem com referências de documentos ininteligíveis), você pode estender os sistemas para fluxo de trabalho e automação facilmente e as alterações podem ser simplesmente auditadas. De certa forma, é um passo atrás para avançar; manter o controle em uma época em que o acesso à informação e à sobrecarga de informações é predominante.

Levando a intranet para mais um estágio, a extranet também está voltando. Isso mantém os elementos de controle, mas amplia o acesso a clientes e fornecedores. Um exemplo perfeito é durante um processo de licitação. A capacidade do comprador de atualizar documentos informativos é compensada por fornecedores em potencial, capazes de responder a mudanças e alterar propostas de acordo, mantendo total privacidade dos concorrentes..

No entanto, as perguntas e respostas que podem ter relevância para todos os possíveis licitantes podem estar disponíveis abertamente para qualquer pessoa que tenha acesso à extranet, sabendo que estarão visualizando a versão mais recente das informações. Em essência, os gostos do Microsoft SharePoint ou do Google Sites criam uma igualdade de condições neste contexto.

Enquanto a nuvem continua a percorrer os céus de TI a uma velocidade rápida, às vezes vale a pena dar uma olhada no que aconteceu antes. Às vezes vale a pena pensar na velha escola em uma nova era.

  • Dr. Peter Chadha é CEO da DrPete Technology Experts e Steegle.com