Desde que os 1s e os 0s da primeira troca de e-mails se espalharam pela Web, as pessoas imaginaram um futuro sem papel, no qual os documentos vivem em computadores e cada bandeja "In" é virtual. Com os tablets super-finos atuais, redes de armazenamento em nuvem e aplicativos móveis, o uso de papel é mais viável do que nunca.

Para transformar a ideia de um escritório sem papel (ou home office) em realidade, você precisará se familiarizar com alguns dos kits e aplicativos disponíveis. Você também precisará gastar algum tempo elaborando processos para documentos recebidos e existentes que precisam ser tratados.

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Convertendo documentos

Se você for entrar com o princípio sem papel, então você tem que fazer algo sobre as montanhas de papelada que você já tem. Há dezenas de scanners de mesa para escolher e você pode até ter um integrado à sua impressora. Mas o Doxie Go (US $ 199, £ 169, cerca de AU $ 218) também merece uma olhada. Este scanner recarregável e portátil pode funcionar com ou sem um PC à mão, e fará um curto trabalho de aragem através dos seus documentos.

O Doxie Go pode digitalizar documentos sem um computador.

O software incluído com o Doxie Go também é útil, permitindo que você junte páginas, exporte arquivos como PDFs e carregue suas digitalizações em um serviço de armazenamento na nuvem, como o Evernote ou o Dropbox..
Os modelos da gama ScanSnap da Fujitsu cumprem um objectivo semelhante e podem lidar com grandes quantidades de documentos de uma só vez se estiver disposto a pagar mais dinheiro. Você pode pegar o modelo iX500 do ano passado por cerca de £ 370 (US $ 495, AU $ 524) on-line.

O iX500 da Fujitsu pode manipular várias folhas de uma só vez

O PDF amplamente reconhecido deve ser o formato de escolha para os seus documentos, especialmente se você puder obter o software OCR (Optical Character Recognition) que é capaz de catalogar o texto dentro das páginas. Ao catalogar e nomear seus documentos conforme eles entram, você pode evitar que um gargalo aconteça mais abaixo na linha.

Gerenciando documentos

Em sua jornada da sobrecarga de documentos para o nirvana sem papel, é importante que você não troque apenas uma bagunça física por uma digital. Ser capaz de organizar e pesquisar através dos documentos que você cria é vital, então dedique algum tempo a trabalhar em um sistema com o qual você está feliz.

O Evernote é capaz de lidar com documentos e imagens com desenvoltura

O Evernote é o garoto-propaganda da revolução sem papel, permitindo que você reúna todos os tipos de imagens, documentos e links em uma biblioteca abrangente de cadernos digitais..

A beleza do Evernote está em sua flexibilidade aberta, o que significa que você pode usá-lo de várias maneiras diferentes. Uma conta básica é gratuita, mas se você optar por atualizar para o plano premium por £ 3 por mês (US $ 5, AU $ 11), obterá um modo off-line, ferramentas de colaboração e a capacidade de pesquisar em PDFs e outros documentos.

O Evernote inclui uma função de marcação como o Gmail, para que você possa configurar uma série de tags para manter sua documentação digital em ordem. É claro que você não precisa complicar a questão se um simples conjunto de pastas do Windows faz o trabalho, mas como sempre, certifique-se de ter backups no lugar se você está destruindo os originais..

A versão da área de trabalho do OneNote lida com anexos e verificações

O OneNote, rival da Evernote, da Microsoft (£ 39,99, US $ 49,99, AU $ 59,99) trabalha em linhas semelhantes, embora o suporte para anexar arquivos esteja disponível apenas na versão desktop do aplicativo..

No segmento de pequenas empresas do mercado, sistemas completos de gerenciamento de documentos como o PaperPort Professional (US $ 199,99, US $ 199,95) e o FileCenter Pro (US $ 199,95, cerca de US $ 219) oferecem recursos de banco de dados mais avançados com digitalização automática de texto e conversão.

Visualizar documentos

A evolução do celular em um computador em miniatura significa que você já tem uma tela que está sempre com você. Mas para visualizar documentos maiores em movimento, o mais recente iPad Air (a partir de £ 399, US $ 499, AU $ 598) é difícil de superar. A Apple fez um trabalho impressionante em reduzir o peso e aumentar a magreza do iPad, e nós já o descrevemos como "o mais próximo possível da perfeição do tablet".

Qualquer que seja o tablet ou celular que você tenha, há um excesso de aplicativos prontos e aguardando para disponibilizar seus documentos a qualquer momento em qualquer lugar. Há o Dropbox, o Google Drive, o Box, o iCloud, o OneDrive e o já mencionado Evernote, para citar alguns.

Todos esses aplicativos são baseados em sistemas de armazenamento em nuvem, o que significa que seus documentos não estão trancados em um disco rígido. Esses serviços sincronizam arquivos entre dispositivos e computadores, mantendo um backup na nuvem. Eles também podem ser usados ​​para compartilhar documentos pela web também.

Todas as opções de armazenamento mencionadas têm seus usos, mas o Google Drive é o que se destaca no momento. Você ganha 15 GB de espaço gratuitamente, funciona em praticamente qualquer plataforma e as ferramentas de edição são incorporadas. O Drive também ganha pontos de bônus porque seu aplicativo Android pode digitalizar documentos pela câmera em seu telefone ou tablet e convertê-los em arquivos PDF pesquisáveis..

O aplicativo do Google Drive para Android pode digitalizar para PDF

Seja qual for a configuração da sua casa ou escritório, agora você deve ter uma ideia mais clara de como reduzir a quantidade de papel que está voando. Recomendamos que você trabalhe em um sistema adequado antes de começar a comprar hardware e fazer download de aplicativos. Descubra o que você precisa catalogar, como você precisa acessá-lo e como organizá-lo, uma vez que é digital. Depois disso, você pode escolher uma combinação de hardware e software para caber.

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