Nesta era do Green IT e do GDPR, muitas organizações estão sem papel e ajudam a oferecer uma infinidade de sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) que podem não apenas reduzir o desperdício, mas também simplificar os processos de negócios..

Gastar tempo e dinheiro na impressão e no armazenamento de documentos em papel é cada vez mais visto como uma má ideia. Não existe apenas o risco de cópias físicas serem perdidas e danificadas, mas você também é responsável por mantê-las em arquivo. E eles logo se acumulam em torno de seu escritório.

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Ao implementar as coisas móveis em um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) em suas operações, você liberará tempo para gastar em outras áreas vitais de sua empresa. Você também está muito mais seguro sabendo que todos os seus documentos e arquivos preciosos estão armazenados em um software, em vez de ficarem espalhados por uma sala de armazenamento..

Esses sistemas existem há alguns anos, mas estão constantemente ficando mais acessíveis e avançados. Aqui está uma seleção de cinco das melhores ofertas atualmente disponíveis.

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O Templafy simplifica o uso de várias suítes de escritório para conteúdo de marca, mas pode ser caro

1. Templafy

Uma solução de gerenciamento de documentos tudo-em-um

Plataformas: Web, desktop, celular | Recursos cobertos: Gerenciamento de documentos, edição, feedback, colaboração | Baseado em nuvem: Sim | Integrações: MS Office | Teste grátis: sim

Interface fácil de usarAplicativos móveisNão é barato

O Templafy é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de documentos do mercado. O sistema visa integrar as suítes e soluções de escritório essenciais usadas pelas empresas diariamente.

Se há uma coisa que pode ser frustrante, é criar documentos de marca usando software diferente. Isso pode se tornar demorado e fragmentado, mas o Templafy pode ajudar. Com ele, você pode criar um intervalo de arquivos no sistema e gerenciá-los a partir de um único feed.

O software é compatível com uma variedade de dispositivos e usa a nuvem para permitir que você acesse todos os seus documentos em computadores, tablets e smartphones. Há também verificações automáticas de conformidade e você também pode fornecer feedback aos funcionários com facilidade. Tudo isso não sai barato, a mente - os preços começam a partir de 299 € (£ 270, $ 355) por mês.

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M-Files pode gerenciar a maioria dos documentos e ajudar a evitar duplicação

2. M-Files

Software de documentos que detecta duplicação

Plataformas: Web, celular | Recursos cobertos: Gestão de documentos, edição, análise de duplicação | Baseado em nuvem: Sim | Integrações: MS Office, Salesforce CRM | Teste grátis: 30 dias

Integrações úteisComplicações móveisPode ser muito limitado

O M-Files fornece um sistema para ajudar a gerenciar documentos (naturalmente), aprimorar fluxos de trabalho internos e garantir que informações importantes sejam mantidas em segurança em todos os momentos..

Há um único cofre para uma infinidade de arquivos, e você pode encontrá-los facilmente por cliente, projeto, data, status ou outros critérios.

O software tem como objetivo evitar a duplicação - é muito comum acabar com duas cópias do mesmo relatório, ou possivelmente mais. O M-Files irá alertá-lo se um documento foi salvo duas vezes, analisando nomes e dados do projeto. Você obtém ótimas integrações também, incluindo Microsoft Office e Salesforce CRM.

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MasterControl Document Control é de confiança de órgãos reguladores em todo o mundo

3. Controle de Documento MasterControl

DMS focado na conformidade

Plataformas: Desktop, celular | Recursos cobertos: Gerenciamento de documentos, colaboração, edição | Baseado em nuvem: Sim | Integrações: Não | Teste grátis: Gratuito para baixar recursos

Mobile otimizadoSuportado por reguladoresLack de integrações

Dentro de grandes organizações, muitas vezes há processos e regulamentos estabelecidos para garantir que os documentos estejam em conformidade e seguir as diretrizes da empresa. Mas quando você tem uma tonelada de arquivos, pode ser difícil seguir essas regras.

O MasterControl, que é usado por alguns dos maiores órgãos reguladores do mundo, é um software de controle de documentos que trata de regulamentos e normas complexas em todo o mundo. Visa reduzir o custo de conformidade e aumentar a eficiência interna.

O sistema automatiza totalmente o roteamento, entrega, escalonamento e aprovação de documentos vitais. Ele também possui um arquivo centralizado e seguro, no qual você pode armazenar e pesquisar arquivos de negócios..

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O XaitPorter oferece flexibilidade e colaboração para documentos em uma variedade de formatos

4. XaitPorter

Colaboração baseada em nuvem no seu melhor

Plataformas: Desktop, celular | Recursos cobertos: Gerenciamento de documentos, colaboração, edição | Baseado em nuvem: Sim | Integrações: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Teste grátis: Demo disponível apenas

Totalmente otimizado para nuvemFontes de colaboração inteligenteGerenciamento de gerenciamento de formulários

Se você está procurando uma solução em nuvem para criar documentos, então você deve definitivamente verificar o XaitPorter.

A grande coisa sobre este sistema é que é extremamente flexível. Você é capaz de colaborar e trabalhar em documentos com os colegas simultaneamente e pode compartilhar facilmente o feedback entre si. Ele também gerencia todos os aspectos do fluxo de trabalho, para que você não precise se preocupar com formatação, numeração e layout.

O XaitPorter também tem alguns truques úteis na frente de integrações. O software pode funcionar com Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office e Dynamics, SharePoint, OpenText e Dropbox. E atualmente é usado por cerca de 45.000 empresas em todo o mundo.

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O Dokmee oferece DMS em nuvem, desktop e celular, mas você pode ser melhor com uma assinatura multiusuário

5. Dokmee

Software seguro para gerenciar documentos comerciais

Plataformas: Desktop, celular | Recursos cobertos: Gestão de documentos, armazenamento | Baseado em nuvem: Sim | Integrações: Apenas com a versão Pro | Teste grátis: 30 dias

Recursos de automaçãoFocus na segurançaProdutos do beirador podem ficar caros

O Dokmee coloca a eficiência e a segurança em primeiro lugar, oferecendo uma série de ofertas de gerenciamento de documentos que você pode escolher. O Dokmee Desktop de nível de entrada é apenas para um único usuário (US $ 249, £ 190), mas carrega a maioria das funções principais de indexação e pesquisa, além de recursos de organização e compartilhamento, além da maior parte da funcionalidade de edição (exceto controle de versão).

Se você quiser aproveitar todos os recursos, incluindo os recursos de segurança importantes, precisará do Dokmee Professional, que também permite vários usuários - e uma variedade de integrações, como o Microsoft Office Add-ins (para Word). , Excel e Outlook).

Há também uma versão em nuvem bem apresentada do DMS, embora você precise entrar em contato com o fornecedor para obter os preços e o pacote Professional. Um benefício adicional é um aplicativo móvel gratuito que está disponível para dispositivos iOS, Android e Windows.

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