O Outlook da Microsoft continuou a se desenvolver e agora oferece uma infinidade de recursos, mas a maioria dos usuários corporativos ainda usa o aplicativo apenas por e-mail e, talvez, para acompanhar o calendário deles. Se a sua empresa faz muito agendamento de projetos, ou se você precisa gerenciar melhor seu tempo, o Outlook pode se tornar um complemento essencial.

Existem 86.400 segundos em cada dia. Aproveitar ao máximo cada um deles em sua empresa é onde o Outlook pode ser muito útil, mas você também precisa desenvolver uma nova abordagem para gerenciar seu tempo e projetos e e-mail pode ser um enorme desperdício de tempo.

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Use a regra de dois minutos para email

Tente definir um ou dois horários fixos no dia para verificar seu e-mail e desativar os alertas da área de trabalho que fazem pings toda vez que uma nova mensagem chegar. Isso permitirá que você se concentre mais em qualquer projeto em que esteja trabalhando e quando verifique seu e-mail, tente e seja o mais crítico possível.

Use a regra de dois minutos: se você puder lidar com o e-mail em dois minutos, faça isso. Mas, se for necessário mais tempo, mova a mensagem para sua pasta pendente para ação posterior. Isso minimizará as interrupções no seu dia de trabalho e melhorará muito seu tempo e gerenciamento de projetos, mas lembre-se de agendar um horário em uma parte do dia para lidar com sua pasta pendente,

Parte de se tornar mais eficiente com seu tempo é acompanhar isso com precisão. Especialistas acham que uma pausa a cada 45 minutos é necessária para manter-se focado. Se você tiver problemas para rastrear o tempo, experimente o Toggl para que você controle com precisão o tempo durante o seu dia de trabalho, ou se você estiver fora de casa, há vários aplicativos móveis, como o Expensify.

Usando o Outlook para gerenciamento de tempo e projeto

O Outlook tem vários recursos que podem ser usados ​​para gerenciamento de tempo e projeto.

Um dos recursos mais úteis são as tarefas e listas de tarefas que podem ser facilmente criadas. Como mencionado anteriormente, se você tiver um email que exija alguma ação, poderá usá-lo para criar uma nova tarefa. As listas de tarefas também aparecem por padrão e você também pode criar uma tarefa na lista de tarefas diárias e fazer com que ela apareça no calendário para facilitar o rastreamento e para ver alertas de pontos específicos no tempo.

O Outlook 2010 também tem a capacidade de compartilhar seu calendário com qualquer outra pessoa que esteja executando o aplicativo. Se sua empresa tem várias pessoas trabalhando em um projeto, isso pode ser um recurso muito útil. O compartilhamento pode ser feito por e-mail, usando o Microsoft Exchange Server, se sua empresa executar isso, ou on-line, através do Office 365.

Você também pode configurar regras que serão automaticamente aplicadas a um email quando ele chegar. Para o gerenciamento de projetos, isso pode ser útil para garantir que todas as mensagens recebidas sejam agrupadas automaticamente e associadas ao projeto ao qual estão vinculadas..

E os usuários do Office Professional também têm o Business Contact Manager disponível para eles. Este é um poderoso aplicativo de gerenciamento de contatos voltado para o suporte ao atendimento ao cliente, mas é ideal para gerenciar contatos em qualquer projeto. O recurso de consolidação é particularmente útil no gerenciamento de projetos, pois reúne e-mails, informações de contato e compromissos que também podem ser sincronizados com o Outlook e o SharePoint.

Outro recurso útil no Outlook 2010 que pode ser usado efetivamente para o planejamento do projeto é o diário. Usando o diário, você pode registrar automaticamente ações relacionadas a contatos específicos, que são colocados em uma linha do tempo. Além disso, outros itens também podem ser rastreados, incluindo documentos do Word e pastas de trabalho do Excel. Para acessar o diário facilmente, você pode adicioná-lo ao seu painel de navegação usando os recursos dos botões de configuração.

Além disso, qualquer pessoa que assine as técnicas de gerenciamento de tempo desenvolvidas por David Allen e também usa o Outlook 2010 pode instalar vários plug-ins que permitem que eles configurem facilmente a abordagem de "fazer as coisas acontecerem" de Allen ao gerenciamento de informações.

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Expandindo o Outlook com plug-ins

Como o Outlook é um cliente de email padrão, muitos complementos de terceiros surgiram, expandindo os recursos do aplicativo como uma plataforma de gerenciamento de tempo e projeto. Alguns dos complementos que sua empresa pode usar para aprimorar o Outlook incluem:

  • Gerenciamento de projetos de link ausente
  • Inoxox
  • PlanPlus
  • MyLifeOrganised
  • RescueTime
  • Intervalos
  • Obtendo as coisas feitas
  • Gerenciamento de tempo InLook

Quanta sofisticação você precisa no projeto ou no complemento de gerenciamento de tempo deve ser cuidadosamente considerado. Afinal, você não quer adicionar complexidade ao Outlook, que leva muito tempo para configurar e manter.

Baixe e instale as versões de avaliação dos aplicativos que parecem oferecer o melhor equilíbrio de recursos antes de se comprometer com um programa específico. E não se esqueça de consultar as outras pessoas da sua organização que também precisarão usar o aplicativo. Suas necessidades devem fazer parte de sua decisão de compra.

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