Ser capaz de imprimir de forma confiável e eficiente é muitas vezes tomado como garantido nos negócios de hoje, no entanto, muitas empresas não estão obtendo o máximo de suas impressoras e muitas vezes pagam mais do que deveriam pela impressão..

Há muitas razões pelas quais as empresas não obtêm valor pelo dinheiro da impressão, incluindo; não entender o fluxo de trabalho de documentos, a escolha da impressora de rede e a falta de compreensão da complexa jornada de gerenciamento de documentos que pode incluir vários dispositivos de plataformas de comunicações móveis como tablet PCs a clientes de desktop e até aplicativos baseados em nuvem.

Para garantir que a capacidade de impressão de suas empresas seja otimizada, você precisa considerar cuidadosamente como a impressão se ajusta ao fluxo de trabalho do gerenciamento de documentos e como a impressão funciona na rede da sua empresa e personalizar sua rede para as necessidades específicas da sua empresa..

Ao especificar um novo equipamento de impressão para uma rede, há vários fatores que precisam ser levados em consideração:

  • O rendimento diário da impressora precisa ser cuidadosamente avaliado. Em um ambiente de rede, as impressoras domésticas não serão robustas o suficiente.
  • O desempenho da impressora atende às necessidades de seus usuários? Uma auditoria dos requisitos de impressão em sua empresa pode revelar algumas estatísticas surpreendentes.
  • A capacidade de cores é necessária? Se sim, até que nível de qualidade? Foto e saída de cor geral não são os mesmos.
  • Qual é a expectativa de vida da impressora? Quais são os custos de consumíveis? Quais são os custos de funcionamento da impressora? Olhe para o custo total de propriedade antes de comprar.
  • Seu negócio deve arrendar ou comprar diretamente as impressoras de que precisa? Em caso de leasing, analise atentamente os contratos de manutenção, que devem ser apoiados com um contrato de nível de serviço detalhado..

Esses são os componentes básicos que formarão a decisão de compra do seu negócio. No entanto, como suas impressoras serão usadas em uma rede, há uma série de outras considerações a serem feitas.

Velocidades de rede correspondentes às suas necessidades de impressão

O desempenho das impressoras em sua rede pode ser drasticamente afetado por vários fatores: O processador que a impressora está usando. A quantidade de memória interna que ele possui e o tipo de conexão de rede disponível. Também é importante observar a velocidade do sistema Ethernet existente da sua empresa e fazer corresponder isso à impressora conectada a ele..

Se você tentar enviar dados por uma rede Ethernet de 100 Mbps, mas a impressora não puder aceitar dados nessa velocidade, é provável que ocorram gargalos dramáticos, o que reduzirá a velocidade de toda a rede. E se sua empresa está prestes a atualizar sua LAN, não se esqueça de incluir as impressoras que você tem ou planeja anexar a esta.

Gerenciar as cargas de impressão que passam pela rede da sua empresa também é importante para acertar. Os sistemas de gerenciamento de impressão devem ser inteligentes o suficiente para mover trabalhos de impressão menores para outras impressoras, se uma impressora preferencial estiver concluindo um trabalho grande, pois isso evitará o enfileiramento. Da mesma forma, impressoras com recursos específicos, como formatos de papel maiores, devem ser fáceis de serem escolhidas pelo usuário ou roteadas automaticamente pelo software de gerenciamento de impressão..

Além disso, as impressoras de rede também precisam ter seu throughput monitorado. Isso serve para rastrear não apenas os intervalos de manutenção da impressora, mas também para que os custos possam ser rastreados com precisão. As impressoras em rede devem poder pesquisar seus dados de impressão, que podem ser coletados e analisados ​​como parte do gerenciamento de custos de suas empresas. Em muitos casos, o gerenciamento de impressoras pode fazer parte do aplicativo CAFM (Computer Aided Facilities Management) que sua empresa já pode ter em uso.

Soluções autônomas de gerenciamento de impressão também estão disponíveis e incluem:

  • PaperCut NG
  • HP Web Jetadmin
  • Triciclo ScrewDrivers
  • Gerente de serviços da Xerox

O local da impressora também precisa ser considerado, uma área de impressão central com grandes impressoras de rede é conveniente para a manutenção e reduzirá os custos, no entanto, também irá incomodar alguns usuários. Além disso, os administradores de rede precisam estar cientes de que os funcionários mudam de local dentro de sua empresa e como usuários. Se não estiverem, um usuário poderá iniciar um trabalho de impressão, mas o trabalho será exibido em uma impressora que costumava estar próxima de sua antiga mesa, o que poderia estar em uma parte completamente diferente das instalações de sua empresa.

Outro aspecto importante da localização da impressora é o ambiente físico em que ela será usada. Os ambientes normais de escritório com temperatura ambiente são adequados para a maioria das impressões gerais. Mas se o seu negócio tiver áreas de temperaturas extremas, observe atentamente as tolerâncias operacionais das impressoras que você tem em sua lista de finalistas..

Segurança da impressora

As empresas também precisam prestar muita atenção em como os dispositivos sem fio podem agora ser usados ​​com as impressoras em suas redes. A popularidade do BYOD (Traga seu próprio dispositivo) no local de trabalho fez com que os dispositivos móveis pudessem se comunicar com as novas gerações de impressoras sem fio.

Um dos principais problemas com a impressão em rede no passado é a falta de segurança. Muitas vezes esquecidas, as impressoras foram usadas por hackers para obter acesso a redes comerciais. A impressão sem fio parece apenas agravar a situação. No entanto, todos os principais fabricantes de impressoras estão analisando esse problema.

A HP, por exemplo, já anunciou sua Wireless Direct Printing, que permite que um dispositivo faça uma conexão direta com a impressora. Do ponto de vista da segurança, o dispositivo móvel nunca se conecta à rede mais ampla da sua empresa e não precisa de uma senha, o que deve garantir que a conexão da impressora permaneça segura.

E se a sua empresa imprime materiais altamente confidenciais, é possível usar a impressão em rede segura que requer que um número PIN seja inserido antes que o trabalho seja enviado para a própria impressora. Todos os principais fabricantes de impressoras têm modelos com essa capacidade, além disso, essas impressoras também costumam ter bandejas de papel com trava se a sua empresa imprime em papéis especiais.