Os serviços em nuvem são uma maneira eficaz de fornecer mais do que apenas redução de despesas de capital e melhor eficiência. Ele pode ajudar a apoiar o gerenciamento e o controle efetivo de uma empresa de relatórios e oferecer melhores níveis de transparência.

A responsabilidade do diretor da empresa é generalizada e a incapacidade de executá-la pode resultar em multas, responsabilidade pessoal por perdas da empresa e, nos casos mais extremos, prisão.

Além do dever de informar regularmente sobre os resultados financeiros, a nova legislação significa que as responsabilidades dos conselheiros aumentam o tempo todo. Recentemente, em abril, novas diretivas emitidas pela União Européia colocaram responsabilidades adicionais aos diretores de cerca de 6.000 empresas com mais de 500 funcionários, enquanto a Lei de Sociedades de 2006 é revisada regularmente após processos judiciais, muitas vezes adicionando obrigações adicionais aos diretores. Há poucas dúvidas de que as responsabilidades das organizações em monitorar, gerenciar e relatar vários aspectos de suas atividades comerciais continuarão a crescer no futuro..

O papel da nuvem

O uso de serviços em nuvem proporciona mais do que apenas redução de despesas de capital e melhor eficiência. Ele pode ajudar a apoiar o gerenciamento e o controle efetivo de uma empresa de relatórios e oferecer melhores níveis de transparência.

Documentos comerciais são importantes. Eles catalogam atividades, ações, custos e preços. As empresas recebem documentos de muitas maneiras diferentes: por correio; entregue manualmente (por exemplo, notas de entrega); através de email; via transferências eletrônicas.

Cada item é importante por si só, mas também se soma a uma trilha de auditoria para transações que serão necessárias como evidência para relatórios. No entanto, gerenciar essa informação é complexo. Os documentos desaparecem, as informações são copiadas e distribuídas, arquivadas incorretamente e perdidas. O grande custo de gerenciar, armazenar e recuperar documentos para relatórios financeiros pode ser significativo.

As empresas não precisam operar dessa maneira. E uma das oportunidades significativas oferecidas pela automação de back office baseada em nuvem é uma trilha de auditoria clara e fácil para os negócios. Usando o software de automação de back office, a documentação que chega a uma empresa pode ser digitalizada (em formato de papel) ou arquivada digitalmente (para documentação não impressa) em um sistema ERP (enterprise resource planning) ou software financeiro (se relevante). Os sistemas ERP inteligentes permitirão que os usuários adicionem tags relevantes aos documentos, de modo que possam ser recuperados de maneira simples e eficaz sempre que necessário.

Extração e armazenamento inteligente de dados

As soluções mais eficazes extraem dados desses documentos automaticamente, entendendo a diferença entre (por exemplo) o texto que é um endereço ou o nome da empresa e um número do pedido. Ao extrair essas informações e aplicá-las automaticamente ao software ERP ou financeiro, as empresas podem começar a combinar automaticamente, por exemplo, faturas para ordens de compra e notas de entrega. Quando todos os documentos relevantes estiverem disponíveis e as informações corresponderem, o software pode processar as faturas para pagamento e armazenar as informações com segurança juntas na nuvem..

Há benefícios óbvios de eficiência comercial a partir disso. Todos os documentos são armazenados de forma segura e a grande maioria do processamento de informações ocorre de forma automática, reduzindo significativamente o custo dos processos de negócios e evitando que a equipe realize tarefas rotineiras dia após dia..

Até 90% do processamento de faturas, por exemplo, pode ser feito manualmente. Para empresas que dependem da conclusão de formulários (como companhias de seguros, provedores de saúde ou bancos), o dilúvio de dados recebidos diariamente é processado automaticamente, não manualmente, economizando tempo e dinheiro consideráveis..

Transparência de condução na nuvem

Onde a automação de back office realmente paga está na indexação inteligente de documentos juntos. Para o departamento financeiro, isso significaria que a ordem de compra, a fatura e a documentação recebida são todos acessíveis em momentos da nuvem. Para uma companhia de seguros, isso significa que os numerosos documentos associados a cada reclamação são todos armazenados em segurança e disponíveis para visualização online em qualquer lugar..

As implicações de serviço ao cliente só por si são significativas - reduzindo enormemente o tempo para responder aos clientes. Mas considere uma reivindicação contestada, em que o Ombudsman estava envolvido. Nesse caso, uma trilha de informações em papel pode ser acessada e compartilhada de maneira rápida e fácil, em vez de uma pesquisa frenética para encontrar informações relevantes espalhadas em diferentes sistemas de arquivamento e filiais..
E quando se trata da temida auditoria anual, a informação está disponível para os auditores ou autoridades fiscais de forma simples e eficaz, economizando tempo e dinheiro e reduzindo o impacto de uma auditoria nos negócios, sem problemas..

Isso é importante porque a regulamentação das empresas só vai aumentar. A responsabilidade pela transparência está saindo do departamento de Responsabilidade Social Corporativa e entrando na diretoria - e com razão, com os diretores se tornando cada vez mais pessoalmente responsáveis ​​por suas ações empresariais. As eficiências da nuvem vão além de reduzir custos e melhorar a eficiência. Usar a nuvem para potencializar a automação de escritórios pode impulsionar um programa de governança corporativa mais eficaz, melhorar os relatórios e reduzir o risco de negócios.

  • Simon Shorthose é diretor administrativo da Readsoft UK. A Readsoft é uma provedora líder de serviços de automação comercial para processos de back office.