Pesquisa realizada pela AIM (Associação de Gerenciamento de Informações e Imagens) revelou que 77% das faturas que chegam como anexos em PDF são impressas, com 20% das organizações examinando metade ou mais de suas correspondências recebidas..

A transferência de documentos em papel originais para formatos digitais para arquivamento também é importante em toda a comunidade empresarial, assim como a capacidade de capturar e compartilhar informações que podem estar em formato impresso..

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Como o escritório sem papel falhou em se materializar, as empresas precisam garantir que possam gerenciar suas necessidades de impressão com reprodução digital avançada, para oferecer um fluxo de trabalho eficiente. Como diz o The Myth ofthe Paperless Office: "Não estamos indo para escritórios que usam menos papel, mas sim para escritórios que guardam menos papel".

Para permitir este casamento de papel e digital, o MFD (Multi Functional Device) tornou-se indispensável.

O desenvolvimento de MFDs moveu a tecnologia aos trancos e barrancos para entregar um dispositivo que pode se tornar um serviço central em torno do qual um escritório pode orbitar. Com a capacidade de impressão e digitalização agora disponível em redes sem fio, os MFDs oferecem saída de alta qualidade dentro de fatores de forma que continuaram a encolher em tamanho e preço.

Andrew Hall, gerente de marketing da Oki Systems (Reino Unido): "Escolha um modelo que possa digitalizar os dois lados de um documento frente e verso. Um MFD deve economizar espaço, aumentar a eficiência dos negócios e economizar energia, mas também verificar a economia de energia do modo de suspensão". é inferior a dois watts, já que o dispositivo passará longos períodos dormindo. "

Dan Wogan, gerente de impressão da Micro-P também comentou: "As mais recentes linhas de MFDs jato de tinta oferecem todos os recursos e conectividade de suas contrapartes a laser. A qualidade de impressão e a longevidade usando tintas pigmentadas aumentam a durabilidade e a velocidade.

"Os desenvolvimentos mais recentes neste campo são a introdução de cabeçotes de impressão fixos, com largura de página inteira, em máquinas de escritório dos tipos Brother e HP, permitindo uma mudança na velocidade de impressão e maior durabilidade de peças não móveis." re falando 70-100 páginas por minuto possível agora. "

A combinação de impressão, digitalização, cópia e fax também significa mais comunicação e integração em uma empresa.

Com as redes sem fio de alta capacidade se tornando comuns, os MFDs usam cada vez mais a nuvem como meio de comunicação. De fato, o novo MFD C2665dnf da Dell oferece pouco espaço e NFC (Near Field Communication), imprimindo através do que a empresa chama de "Tap and Print" - conectando dispositivos móveis a um hub de documentos baseado em nuvem que oferece ainda mais flexibilidade aos usuários de o MFD.

"Uma das maiores tendências que vemos no mercado de MFD é o movimento em direção à conectividade", disse Anil Jagpal, gerente de marketing europeu da Canon Europe. "Os clientes estão cada vez mais exigindo tecnologia de escritório para gerenciar seus documentos do papel para o digital e vice-versa, através de uma variedade de dispositivos móveis e conectados à web..

"Os MFDs, portanto, precisam fornecer recursos de conectividade essenciais como Wi-Fi, Apple AirPrint, Google Cloud Print ou um aplicativo de impressão móvel dedicado. Esses recursos podem criar um ambiente de trabalho mais flexível e produtivo e garantir impressão fácil em ambientes de pequenos escritórios e grupos de trabalho ocupados. "

Uma área que muitas vezes é negligenciada é a segurança dos MFDs que podem ser usados ​​para digitalização, cópia e envio de fax de documentos altamente confidenciais..

Aqui, o uso do MFD deve ser coberto pelas políticas de segurança mais amplas da empresa. Os MFDs podem ser protegidos de várias maneiras, incluindo o uso de números PIN para acessar a máquina. Se a máquina estiver disponível em uma rede, um endereço IP estático deve ser usado para o MFD, com a máquina tendo acesso limitado atrás do firewall da empresa. O uso de cartões de memória USB também pode ser restrito para reduzir a probabilidade de perda ou roubo de dados confidenciais.

Lista de controle

Para garantir que seu MFD atenda às necessidades de sua empresa, siga esta lista de verificação:

1. Pode a máquina que sua empresa está considerando lidar com a capacidade necessária?

MFDs vêm em todas as formas e tamanhos. Muitos são destinados ao mercado interno. Observe atentamente a capacidade declarada e combine isso com a carga de trabalho de sua empresa.

2. Quão importante é a qualidade de digitalização e impressão?

Muitos dos mais recentes MFDs utilizam tecnologia de impressão que, até pouco tempo atrás, só eram encontrados em impressoras laser de alta qualidade. Olhe para amostras de impressão e saída digitalizada antes de fazer sua escolha.

3. É necessário recurso de fax?

O fax está longe de ser um meio de comunicação morto, com muitas empresas grandes ainda precisando. Olhe para a capacidade de fax do MFD, que hoje é provável usar a nuvem, bem como discagem direta para outro aparelho de fax.

4. Sua empresa precisará gerenciar informações confidenciais?

O acesso aos recursos de um MFD deve ser controlado com números PIN ou senhas. Além disso, certifique-se de que o MFD imprima apenas as cópias necessárias para garantir a segurança dos dados. E pense se a porta USB deve ser desativada.

5. Sua empresa exige impressão remota??

Com a ascensão do BYOD (Traga seu próprio dispositivo), a impressão a partir de dispositivos móveis é rápida e eficiente. Observe atentamente os aplicativos que usarão o MFD para garantir que eles se conectem com segurança.

Um MFD pode ser um recurso econômico que uma empresa pode criar em torno de seu fluxo de trabalho. Com os MFDs agora com várias configurações, é fundamental avaliar as necessidades do seu negócio e combiná-las com o MFD correto.

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