Torne seu negócio mais eficiente com nosso Tutorial do Excel sobre como criar uma planilha de vendas e comissões

Neste artigo, vou mostrar cinco dos principais truques do Excel para fazer suas planilhas cantarem e ajudar a editar e refinar sua planilha de vendas e comissões..

Esses truques facilitam a criação de planilhas fáceis de usar e que permitem que você chegue imediatamente ao cerne da questão. Nenhum deles envolve qualquer script, VBA ou macros e, uma vez aprendido, pode ser aplicado em qualquer planilha.

Os truques abordarão o layout e a formatação, a classificação, o destaque de dados importantes e a busca de informações.

Nossa planilha de trabalho é um cenário muito familiar: uma lista de pedidos classificados por data com preços e comissões e parece com a planilha abaixo.

Tutorial do Excel 1 - A planilha de abertura

1 / Formatando sua planilha

A primeira coisa que quero fazer é um pouco de formatação para destacar os cabeçalhos. Eu obtenho a fonte, cor e alinhamento da célula A1 apenas para a direita.

Tutorial do Excel 1 - Selecionar data do pedido

Todos conhecem o pequeno ícone de pintor de formato no painel Recortar e Colar na guia Início na barra de faixa de opções. Quando você clica nisto, pega o formato da célula atual e permite que você pinte outra célula ou intervalo de células. Ele só permite que você faça isso uma vez, se você tiver várias células diferentes que deseja formatar da mesma maneira que você precisa clicar novamente no pintor do formato. Com uma planilha grande, isso pode ser um pouco 'beijinho e caça'. Nas versões modernas do Excel, você pode clicar duas vezes no pintor de formatação para bloqueá-lo. Ele muda para e permanece assim até você clicar nele. Então eu posso facilmente formatar minha página.

2 / Editando manchetes para caber na página

OK, então cada cabeçalho parece legal, mas temos outro problema de planilha clássica: as colunas estão um pouco congestionadas e, se eu corrigir isso, os dados saem da página.

Tutorial do Excel 1 - alterando o ângulo do título

Eu posso resolver esse problema elegantemente usando o botão Orientação no painel Alinhamento na guia Página inicial:

Tutorial do Excel 1 - alterando o ângulo do título

É o pequeno 'ab' em ângulo com uma flecha. Eu seleciono todos os títulos e uso esta lista suspensa para selecionar "ângulo no sentido anti-horário". Isso faz com que os cabeçalhos da coluna fiquem de lado e agora posso encolher as colunas para tornar a página agradável e compacta, mantendo os cabeçalhos das colunas desimpedidos:

Tutorial do Excel 1 - Novos títulos redimensionados

3 / Formatação condicional para destacar o que é importante

O próximo truque é destacar as informações mais importantes para mim, por exemplo, minha comissão. Para fazer isso, vamos usar a formatação condicional no painel 'Estilos' na guia inicial:

Tutorial do Excel 1 - Escolha a formatação condicional

O menu suspenso oferece várias opções:

  • Destaque as Regras das Células
  • Regras superiores / inferiores
  • Barras de Dados
  • Escalas de cor
  • Conjuntos de ícones

Tutorial do Excel 1 - Escolha conjuntos de ícones de formatação condicional

Eu vou escolher a opção de conjuntos de ícones e, em seguida, a opção de semáforos simples. Se eu selecionar todos os pagamentos de comissão e aplicar a formatação condicional, recebo:

Tutorial do Excel 1 - Valores destacados com semáforos

O Excel aplicou as regras padrão aos semáforos:

Se eu voltar e selecionar o menu Formatação Condicional -> Conjuntos de Ícones -> Mais Regras, obteremos a caixa de diálogo de regras:

Tutorial do Excel 1 - A caixa de diálogo de regras de formatação

Isso mostra que as regras padrão são verde para o terço superior dos valores, vermelho para o terço inferior e amarelo para o terço médio.

Há um problema complicado com formatação condicional que tropeça as pessoas. Estas regras condicionais aplicam-se a todos os valores na seleção no momento em que a formatação foi aplicada. Eu preciso selecionar todos os valores e aplicar o formato condicional a eles como um grupo. Quero sinalizar todos os pagamentos acima de £ 40 como verdes e todos aqueles abaixo de £ 20 como vermelhos porque são muito pequenos para se preocupar. O conjunto do meio fica amarelo. Podemos apenas selecionar todas as células e editar a fórmula para fazer isso.

4 / Agrupando e classificando por um filtro

Para melhorar meu desempenho de vendas, preciso agrupar todas as vendas em uma única conta de cliente e descobrir quais são valiosas para mim. Eu farei isso com a função de classificação e filtro no painel de classificação e filtro na guia de dados.