Nota: Este é um extrato editado do Data Smart: Usando Data Science para transformar informações em insight por John W. Foreman, publicado por Wiley (RRP £ 30.99)

Este livro depende de você ter um conhecimento prático de planilhas, e eu vou assumir que você já entende o básico.

Se você nunca usou uma fórmula antes em sua vida, então você tem uma pequena batalha aqui. Eu recomendo passar por um livro For Dummies ou algum outro tutorial de nível intro para o Excel antes de mergulhar neste.

Dito isso, mesmo que você seja um experiente veterano do Excel, há algumas funcionalidades que continuarão aparecendo neste texto que talvez você não tenha usado antes. Não é uma coisa difícil; apenas coisas que notei que nem todos usaram no Excel. Você estará cobrindo uma grande variedade de pequenos recursos neste capítulo, e o exemplo nesse estágio pode parecer um pouco desconexa.

Mas você pode aprender o que pode aqui e depois, quando encontrá-lo organicamente no final do livro, pode voltar a este capítulo como referência.

Como Samuel L. Jackson diz em Jurassic Park: "Segure-se nas suas bundas!"

Alguns dados de amostra

Imagine que você foi terrivelmente malsucedido na vida, e agora você é um adulto, ainda morando em casa, dirigindo o estande de concessão durante os jogos de basquete jogados em sua antiga escola. (Eu juro que isso é apenas semi-autobiográfico.)

Você tem uma planilha cheia das vendas da noite anterior e parece que a Figura 1-1.

A Figura 1-1 mostra cada venda, o que o item era, que tipo de comida ou bebida era, o preço e o percentual da venda indo em direção ao lucro..

Movendo-se rapidamente com o botão de controle

Se você quiser examinar os registros, role a folha para baixo com a roda de rolagem, o track pad ou a seta para baixo. Conforme você rola, é útil manter a linha de cabeçalho bloqueada na parte superior da planilha, para que você possa lembrar o que cada coluna significa. Para fazer isso, escolha Congelar painéis ou Congelar linha superior na guia "Visualizar" no Windows (guia "Layout" no Mac 2011, conforme mostrado na Figura 1-2).

Para ir rapidamente para a parte inferior da planilha para ver quantas transações você tem, você pode selecionar um valor em uma das colunas preenchidas e pressionar Ctrl+↓ (Comando+↓ em um Mac). Você vai zipar para a última célula preenchida nessa coluna. Nesta folha, a linha final é 200. Além disso, observe que usar Ctrl / Comando para saltar pela folha da esquerda para a direita funciona praticamente da mesma forma..

Se você quiser obter uma média dos preços de venda da noite, abaixo da coluna de preços, coluna C, você pode anotar a seguinte fórmula:

= MÉDIA (C2: C200)

A média é de US $ 2,83, então você não estará se aposentando tão cedo. Alternativamente, você pode selecionar a última célula na coluna, C200, segure Shift + Ctrl+↑+ para destacar toda a coluna e, em seguida, selecione o cálculo Média na barra de status no canto inferior direito da planilha para ver a estatística simples de resumo (consulte a Figura 1-3). No Windows, você precisará clicar com o botão direito do mouse na barra de status para selecionar a média, se não estiver lá. No Mac, se a barra de status estiver desativada, clique no menu Exibir e selecione "Barra de status" para ativá-la..

Copiando Fórmulas e Dados Rapidamente

Talvez você queira ver seus lucros em dólares reais e não em porcentagens. Você pode adicionar um cabeçalho à coluna E chamado "Actual Pro fi t". Em E2, basta multiplicar as colunas price e profit juntas para obter isso:

= C2 * D2

Para cerveja, é $ 2. Você não precisa reescrever essa fórmula em todas as células da coluna. Em vez disso, o Excel permite que você pegue o canto inferior direito da célula e arraste a fórmula de onde você gosta.