Seja qual for o seu negócio, é provável que em algum lugar da sua organização exista uma pessoa ou equipe responsável pelo gerenciamento de projetos..

Se eles estão lidando com vários projetos, fazendo malabarismo com o agrupamento de projetos, supervisionando fluxos de trabalho e alocando tarefas, seu trabalho se torna mais sobre planejamento de recursos. Isso significa que eles precisam de um controle firme sobre quem está fazendo o quê, onde e quando - e deve determinar se todos os recursos estão sendo usados ​​da maneira mais inteligente..

Eles podem usar uma variedade de ferramentas para ajudar a organizar os recursos à sua disposição, que podem ser pessoas, equipamentos, máquinas ou escritórios. Algumas pessoas agendem recursos usando planilhas do Excel e uma variedade de outras ferramentas não sofisticadas, incluindo calendários, quadros de comunicações e blocos de notas. Se essas escolhas são feitas por causa da economia, ou falta de conhecimento de uma alternativa melhor, a falha em usar o software especialista em planejamento de recursos provavelmente está custando tempo, dinheiro e o respeito dos membros da equipe e da gerência sênior..

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Como as planilhas perdem tempo

Ao usar planilhas, é um processo trabalhoso criar manualmente configurações, duplicar dados e calcular o tempo de utilização de recursos. Planilhas também odeiam mudanças - se você já passou pelo processo entorpecente de mesclar e desenterrar células para adaptar um plano de recursos no Excel, ficará dolorosamente ciente de suas limitações e capacidade de drenar as horas do seu dia..

Como ferramenta colaborativa, as planilhas apresentam um desempenho ruim. É muito difícil coordenar entradas de várias pessoas na mesma planilha. Uma vez que tenha sido enviado por e-mail para a equipe, ninguém sabe quais mudanças os outros estão fazendo, ou qual é a última versão 'definitiva' para trabalhar. Isso pode prolongar o processo de planejamento e criar um trabalho extra para que alguém resolva as modificações conflitantes.

Não há escassez de dados, mas o que isso significa?

O Excel pode gerar grandes quantidades de informações. Isso é ótimo para aqueles que estão familiarizados com o software, mas pode ser um campo minado para aqueles que não sabem como aproveitar ao máximo seus recursos analíticos. Sem treinamento adequado, a grande quantidade de dados representados pode ser difícil de examinar para produzir insights significativos. Informações pouco claras ou enganosas resultantes de análises e relatórios de dados ruins podem levar a decisões de negócios fracas, que levam as empresas para a direção errada.

Não há como olhar para trás

Pendurar nos dados históricos pode ser um problema com as planilhas do Excel, enquanto o software de planejamento de recursos criado com finalidade específica costuma estar bem equipado para fornecer detalhes sobre como um plano se desenvolveu e mudou, traçando momentos-chave na linha do tempo de um projeto.

Alguns podem argumentar que ser retrospectivo não ajuda nos negócios: por que olhar para trás quando você deveria estar se movendo para frente o tempo todo? No entanto, os gerentes de projeto que encontramos geralmente compartilham a opinião de que poder ver o que aconteceu no passado, o que funcionou e o que não funcionou, é fundamental para o processo de aprendizado e ajuda a garantir um maior sucesso no projeto. Detectar tendências e armadilhas comuns ajuda-os a refletir e tomar decisões informadas que ajudam seus negócios a prosperarem.

A ilusão de economia de custos

Muitos líderes empresariais rejeitam a ideia de gastar dinheiro em software especializado para o planejamento de recursos, preferindo apostar no uso do Excel, que eles consideram livre de custos, pois é algo que eles já têm. No entanto, na realidade, as planilhas do Excel não são a ferramenta certa para o trabalho de planejamento de recursos - nem são uma opção gratuita. As taxas de licença devem ser pagas para cada máquina em que o software é executado e haverá custos adicionais para atualizações e manutenção.

Obter respeito por um melhor planejamento

A falha das planilhas em permitir a colaboração em tempo real pode levar a falhas dispendiosas na comunicação. Além disso, eles não estão bem adaptados ao processo de rastreamento da utilização de recursos e cargas de trabalho. Como resultado, os líderes de projeto podem tomar decisões mal informadas que levam a membros da equipe com poucos desafios ou sobrecarregados..

Se os funcionários estão entediados ou à beira do esgotamento, surgem problemas por não atingir cargas de trabalho balanceadas. Quando os talentos de um funcionário não estão sendo alimentados, isso pode causar ressentimento. Por outro lado, se eles se sentem sob muita pressão, eles podem facilmente deixar cair algumas bolas e deixar de cumprir prazos. Quando isso acontece, eles podem se tornar o bode expiatório para o fracasso do projeto, o que é ruim para sua saúde e auto-estima..

Para uma cultura de equipe positiva e feliz, é importante usar um software que crie clareza da visão geral e das responsabilidades dos indivíduos. Com transparência sobre quem é responsável pelo quê, seus marcos, prazos e dependências de tarefas, tanto a equipe quanto a alta gerência terão a garantia de que os projetos estão no caminho certo.

Ditch Excel para ser eficaz e eficiente

Claramente, o planejamento de recursos de gerenciamento de projetos é melhor alcançado com uma ferramenta que foi projetada especificamente para essa finalidade. Software que facilita o trabalho em equipe produtivo e pode ser adaptado conforme o plano muda. Há muitas plataformas de planejamento de recursos disponíveis, por isso é importante comparar seus recursos e, idealmente, o software de avaliação gratuitamente para encontrar a correspondência certa para sua empresa..

Alguns recursos a serem observados para tornar o planejamento de recursos mais eficiente incluem: a capacidade de ver atualizações em tempo real, agendamento de arrastar e soltar, visualização e geração de relatórios fáceis de dados, exibições personalizadas para ver a imagem grande e detalhada, personalizada esquemas de cores, marcos e dependências de tarefas, acompanhamento de utilização de recursos e sincronização de calendários do Google.

O impacto de escolher a ferramenta certa para o trabalho pode ser enorme. Melhor liderança e melhor comunicação e trabalho em equipe facilitarão a conclusão completa dos projetos dentro do prazo e do orçamento. Permitir que os gerentes transfiram recursos rapidamente e identifiquem os problemas antes que eles causem problemas significativos, criando maior eficiência.

Dentro de um clima econômico global turbulento, as empresas devem buscar métodos inteligentes para promover clareza e uma visão compartilhada entre todos os funcionários. Como ferramenta para planejamento de recursos e gerenciamento de portfólio de projetos, o Excel pode ter tido seu dia.

Ivar Veenpere, co-fundador da Ganttic

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