Com o desenvolvimento da tecnologia, a videoconferência passou de um serviço caro instalado, disponível apenas para organizações muito grandes, para uma plataforma prática para qualquer tamanho de empresa..

A redução de custos geralmente é o principal fator por trás do aumento do uso de sistemas de videoconferência, com a promessa de eliminar a necessidade de viajar para reuniões face a face. Por exemplo, a Cisco informou que reduziu seu orçamento de viagens de US $ 740 milhões para US $ 240 milhões usando a tecnologia.

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As empresas estão percebendo que agora é possível substituir algumas viagens de negócios rotineiras por videoconferências, mas oferece mais do que isso. Um número crescente de operações é agora operado por equipes remotas e, com as empresas se tornando cada vez mais fragmentadas em grandes distâncias, elas perceberam que a teleconferência pode suportar a integração de equipes e escritórios..

Os sistemas de videoconferência e de telepresença são frequentemente usados ​​de forma intercambiável, embora sejam bastante diferentes e tenham suas próprias aplicações específicas. O primeiro é familiar para qualquer empresa que usa o Skype, por exemplo, para fazer chamadas de vídeo.

A telepresença proporciona uma maior fidelidade de visão e som e oferece uma experiência mais imersiva e cara, geralmente voltada para empresas maiores. Um bom exemplo aqui é os sistemas disponíveis da Cisco.

Com uma série de plataformas disponíveis para todos os orçamentos, nunca houve melhor momento para equipar uma empresa com instalações de videoconferência. Além disso, à medida que a tecnologia se move para plataformas móveis, as empresas podem agora aproveitar as vantagens que isso pode trazer para suas organizações..

Abordar com cuidado

Como um relatório sobre o assunto da Frost & Sullivan conclui, a implantação de videoconferência móvel deve ser abordada com cuidado.

"As empresas que querem aproveitar essa nova maneira de trabalhar devem oferecer aos seus funcionários uma solução de videoconferência móvel que funcione em qualquer dispositivo e em qualquer rede", diz o documento. Para permitir a colaboração visual móvel entre seus funcionários, parceiros e clientes, algumas empresas se contentam com serviços ao consumidor como Skype e Facetime.

"Mas, como qualquer gerente de TI sabe, esses serviços não oferecem a segurança e o controle de uma solução de nível corporativo. Isso os torna opções arriscadas para a maioria das organizações..

"A Frost & Sullivan recomenda que as empresas implantem uma solução de vídeo móvel de nível empresarial".

Ao decidir qual sistema de videoconferência ou telepresença é o certo para uma empresa, há vários fatores a considerar.

Uma delas é se a empresa precisa conectar um número de usuários a escritórios remotos. Se assim for, sistemas de baixo custo que usam webcams e serviços como Skype e GoToMeeting são ideais.

Mas, como Frost & Sullivan aponta, é necessário pensar na confiabilidade e robustez dos sistemas. Investir em serviços de classe empresarial pode oferecer mais confiabilidade.

Em segundo lugar, que nível de qualidade de imagem será necessário? Webcams de alta definição estão agora disponíveis em vários fornecedores e podem ser facilmente conectadas a qualquer Mac ou PC.

No entanto, se sua empresa precisa se conectar com clientes para apresentações, os sistemas de telepresença podem ser mais adequados.

Em terceiro lugar, o sistema de videoconferência precisa ser escalonável?

O uso ad hoc dificultaria a justificação de um investimento em instalações construídas para esse fim. Mas ao investir em equipamentos de câmera, procure o melhor da raça, o que produzirá alta qualidade de definição, já que este é agora o ponto de referência para a videoconferência..

Em seguida, considere quanto de largura de banda será necessária. Isto é frequentemente ignorado, mas a largura de banda necessária para a videoconferência operar eficientemente pode ser substancial.

É crucial observar de perto a largura de banda disponível e o provável impacto da videoconferência de rotina na conexão de uma empresa com a Internet. Muitas vezes, haverá necessidade de uma atualização de largura de banda.

Finalmente, os membros da equipe precisarão acessar os serviços de videoconferência móvel? Como o smartphone se tornou uma ferramenta de negócios onipresente e o tablet PC transformou a forma como as empresas operam, a videoconferência em movimento está rapidamente se tornando um serviço essencial que as empresas precisam implantar..

A segurança também pode ser um grande problema. Os gerentes de TI usados ​​para gerenciar VPNs, por exemplo, podem ter que considerar outras opções, já que as redes podem não oferecer os níveis de segurança necessários ao transmitir algum conteúdo em vídeo..

É essencial abordar esse aspecto da videoconferência em qualquer implantação de sistema.

A tecnologia está usando cada vez mais a codificação de vídeo escalável (SVC), uma extensão do codec H.264 estabelecido que é tipicamente usado para vídeo de alta definição. Quando usado com a arquitetura correta, o SVC pode oferecer vídeo de alta qualidade sem a necessidade de largura de banda significativamente maior.

No entanto, reserve um tempo para avaliar suas necessidades para garantir que sua empresa tenha largura de banda adequada.

Os sistemas de videoconferência e telepresença também podem oferecer muito mais do que apenas vídeo. Por exemplo, a integração com quadros brancos digitais é agora um componente essencial dessas plataformas, ampliando o escopo das informações que podem ser compartilhadas..

Fator verde

Sistemas de vídeo podem ajudar a fornecer benefícios ecológicos. Por exemplo, a Vodafone informou que reduziu suas emissões de carbono em mais de 5.000 toneladas por ano, já que a empresa eliminou mais de 13.000 voos realizados por sua equipe em um dado ano..

Eles também podem produzir ganhos de eficiência: a pesquisa da Cisco indicou que a colaboração em vídeo pode economizar, em média, mais de duas horas por semana..

Além disso, é importante combinar o sistema de videoconferência não apenas com as necessidades atuais, mas também com a flexibilidade, pois esses sistemas continuam a se expandir em todos os aspectos da prática comercial..

Antes de uma empresa comprar qualquer sistema, é vital ver a tecnologia em ação. Um tamanho não serve para todos com essa tecnologia, portanto, ele deve tentar analisar os sistemas em uma lista restrita em cenários semelhantes a como ele usará a plataforma no dia-a-dia.