Apesar da década de buscas de empresas em todo o mundo para se mudarem para um escritório sem papel, fotocopiadoras (ou copiadoras digitais, como costumam ser chamadas) são um participante essencial de empresas de qualquer tamanho. A chegada de impressoras multifuncionais acessíveis (MFPs) ajudou a estabelecer a fotocópia como um recurso padrão de qualquer escritório.

Combinando a funcionalidade de impressão e digitalização em um único dispositivo e reduzindo o custo de produção de impressões usando tecnologias de jato de tinta ou laser, as MFPs trouxeram a fotocópia às massas. Ao mesmo tempo, eles fizeram melhorias significativas em termos de qualidade, custo-benefício e recursos integrados..

Desde o rastreamento de uso para melhorar a segurança, a impressão automática em frente e verso, a impressão móvel e sem fio ou a tela digital sensível ao toque, há agora uma enxurrada de opções disponíveis no mercado, para impressão ocasional e envio por correio até agências digitais.

O que considerar ao comprar uma fotocopiadora?

Abaixo estão cinco pontos a considerar ao montar sua lista de verificação

1. A fotocopiadora que sua empresa está considerando pode lidar com a capacidade necessária?

As fotocopiadoras em forma de impressora multifuncional estão disponíveis em todas as formas e tamanhos. Muitos são destinados ao mercado interno. Observe atentamente a capacidade declarada e combine isso com a carga de trabalho de sua empresa.

2. Quão importante é a qualidade de digitalização e impressão?

Muitas das mais recentes fotocopiadoras utilizam tecnologias de impressão avançadas que eram, até pouco tempo atrás, encontradas apenas em impressoras topo de gama. Se possível, examine as amostras de impressão e a saída digitalizada antes de fazer sua escolha. Muitos fornecedores agora oferecem a opção de enviar amostras por correio.

3. É necessário recurso de fax?

O fax está longe de ser um meio de comunicação morto, com muitas empresas grandes ainda precisando. Olhe para a capacidade de fax da MFP, que hoje é provável usar a nuvem, bem como discagem direta para outra máquina de fax.

4. Sua empresa precisará gerenciar informações confidenciais?

O acesso aos recursos de uma fotocopiadora deve ser controlado com números PIN ou senhas. Além disso, certifique-se de que a MFP imprima apenas as cópias necessárias para garantir a segurança dos dados. E pense se a porta USB deve ser desativada para mitigar qualquer risco.

5. Sua empresa exige impressão remota??

Com a ascensão do BYOD (Traga seu próprio dispositivo), a impressão a partir de dispositivos móveis é rápida e eficiente. Observe atentamente os aplicativos que usarão a copiadora para garantir que eles se conectem com segurança. Uma MFP pode ser um recurso econômico que uma empresa pode criar seu fluxo de trabalho.

Agora, com as copiadoras digitais chegando com várias configurações, é essencial avaliar as necessidades de sua empresa e combiná-las com a correta..

Qual é o preço de uma copiadora digital?

O custo de adquirir uma impressora pode ser menor do que o custo de comprar os consumíveis - o toner ou a tinta, mas também o papel, o tambor, o kit de transferência / fusor - e o custo dos planos de garantia ou serviços pós-venda. E como é provável que você tenha uma copiadora incorporada em um grupo em um escritório ou em um negócio, o tempo de inatividade pode se mostrar oneroso e contraproducente..

Contar com a ajuda de um provedor gerenciado de serviços de impressão (MPS) pode simplificar os detalhes técnicos associados à operação de uma copiadora, especialmente em grandes empresas, já que elas cuidam do ciclo de vida da impressora, incluindo seu descarte no final da vida útil. Como um aluguel de carro, você normalmente não será o proprietário da impressora após o término do contrato (até cinco anos) e poderá pagar uma taxa fixa pela impressora, além de um custo por página acordado..

As melhores copiadoras

Abaixo, estão as 5 principais copiadoras digitais voltadas para empresas de pequeno e médio porte e, em geral, empresas com menos de 1.000 funcionários, com base na folha de especificações do fabricante e no preço de varejo sugerido no momento da redação..

1. Multifuncional HP OfficeJet Pro 8730 Multifuncional

Para escritórios muito pequenos à procura de uma copiadora versátil

NFC tap-to-printInk entregue à sua porta pacote de suporte de Care-Care de 3 anos

Por US $ 275 (£ 210), a Impressora Multifuncional HP OfficeJet Pro 8730 é a impressora mais cara que oferece tinta instantânea. Este último é um plano de assinatura que simplifica a cópia ao extremo: você só precisa se preocupar com o número de páginas impressas.

Com pouco mais de 2.2p por página colorida (até 300 páginas, 3.3p depois), é uma oferta extremamente competitiva, especialmente tendo em mente que as tintas são entregues diretamente no seu escritório e você pode passar páginas não usadas para o próximo mês se necessário. Ah, e o custo por página é fixo, independentemente de você imprimir em cores ou apenas texto.

O 8730 vem com um pacote de suporte Care Pack gratuito de 3 anos que permite aos usuários trocar a impressora no local, no próximo dia útil, minimizando assim o tempo de inatividade. Você também obtém acesso ao serviço JetAdvantage Private Print gratuito da HP que permite imprimir documentos confidenciais em impressoras compartilhadas sem preocupações de segurança e reduzir o desperdício de trabalhos de impressão acidentais e esquecidos..

Embora ofereça fax, NFC tap-to-print, alimentador automático de documentos de 50 páginas e duplex automático como padrão, o fato de ter um volume de página mensal recomendado de até 2.000 folhas e uma bandeja de entrada de 250 folhas para 500) significa que é adequado para grupos de trabalho muito pequenos.

2. Copiadora colorida multifuncional Xerox Versalink C405

Ótimo para quem procura garantia vitalícia da impressora

80.000 impressões por mêsExcelente conectividadeGarantia permanente da impressoraConsulte o conjunto completo de toner por ano

A Xerox é o único fornecedor que oferece uma garantia vitalícia à impressora em seus produtos de impressão; no entanto, há uma grande corda presa a ela (ou uma corda). Você precisa adquirir um conjunto completo de toner (também conhecido como um pacote de arco-íris) todos os anos e o custo do pacote varia de cerca de £ 500 para o kit de 2.500 páginas a quase 1.000 libras para a capacidade de 8.000 páginas.

Ainda assim, com menos de 700 libras, a Versalink C405DNW da Xerox é um exemplo perfeito de até onde as impressoras a laser avançaram desde os dias em que apenas grandes empresas podiam comprá-las. Esta é uma impressora a laser colorida que funciona como uma copiadora rápida (até 36 cópias por minuto, sendo a primeira em apenas 11 segundos); possui conectividade NFC, Gigabit Ethernet com fio, Wi-Fi e até USB 3.0 com alimentador automático duplex e automático de documentos.

Você será capaz de empurrar uma resma de papel A4 inteira em sua bandeja de entrada e sua tela sensível ao toque de 5 polegadas permitirá que os usuários instalem intuitivamente a Xerox selecionada. “aplicativos” como o Earth Smart Driver, o Easy Translator ou o Secure Print para melhorar a produtividade. Observe que o ciclo de serviço mensal (o número máximo de impressões por mês) é de 80.000 “imagens”, o que equivale a duas horas de impressão contínua por dia e 160 resmas de papel. Ai!

3. Copiadora a jato de tinta multifunções a cores A3 MFC-J6935DW da Brother

Ideal para cópia A3 de baixo volume

Cartuchos com preços razoáveisA garantia de um anoTela de toque de 9,3 cmPalada grande

A cópia A3 é um mercado de negócios de nicho e o Brother MFC-J6935DW parece, pelo menos no papel, ter um grande potencial para atendê-lo. Como parte da mais recente gama INKvestment da Brother, pode copiar até 12 imagens por minuto em mono e nove cores (lembre-se, estas são para folhas A3) e também oferece impressão frente e verso automática, cópia, fax e digitalização.

Há uma pequena tela sensível ao toque de 9,3 cm que oferece recursos básicos, além de conectividade USB, NFC, rede e sem fio para atender a uma ampla variedade de dispositivos..

Existem três bandejas de entrada de papel que podem lidar com um total de 600 folhas (note que nem todas são A3 embora) e o volume máximo de impressão recomendado é de 2.000 páginas por mês, o suficiente para a maioria das pequenas empresas..

Enquanto a impressora vem com uma garantia de um ano, você poderá dobrar com a compra de um pacote de suporte também. Quanto aos cartuchos de impressão, eles são bastante razoáveis, com um conjunto de alta capacidade de venda por pouco mais de US $ 131 (£ 100).

Basta ter em mente que esta é uma fera considerável com uma pegada maior do que uma folha A2. Em suma, uma copiadora de negócios muito capaz de trabalhar que é vendido por menos de US $ 314 (£ 240).

4. Copiadora multifunções a cores HP PageWide Pro 772dn A3

Melhor para escritórios que procuram uma copiadora super rápida com orçamento

Velocidades rápidas de impressão e digitalizaçãoTecnidade reforçada Capacidades com e sem fioCartuchos caros de alto rendimento

A maioria das impressoras neste guia usa a tecnologia de tinta e esta impressora PageWide Pro talvez ilustre a melhor forma de a tinta ser uma opção melhor do que a do laser em alguns casos. A copiadora multifunções a cores A3 da HP PageWide Pro 772dn proporciona o tipo de desempenho e funcionalidades que, até recentemente, estavam além do que as impressoras comuns de jacto de tinta podiam alcançar. A tecnologia PageWide da HP basicamente imita um toner laser, com um cartucho de tinta ultra grande que imprime ao longo da largura de uma página (daí o nome).

Ele se traduz em velocidades de impressão ultra altas (até 55 páginas por minuto) com velocidades de digitalização de até 50 imagens por minuto, o que é quase inédito na faixa de preço onde o 772dn está competindo (sub-$ 2600). Além disso, possui alguns recursos sérios de manuseio de papel com uma capacidade máxima de entrada de mais de 5.000 folhas.

Sua capacidade de imprimir em mídia A3 + com resolução de até 2400 x 1200 dpi é apoiada por recursos amigáveis ​​ao cliente, como fax (lembre-se disso?), Recursos de segurança aprimorados (graças ao HP Print Security) e extensos recursos com e sem fio..

Cartuchos de alto rendimento (com 187 ml de tinta) que podem fornecer cerca de 16.000 páginas estão disponíveis, embora um kit completo de 4 cores o impeça US $ 1310 (£ 1.000).

5. Copiadora Epson Ecotank ET-16500

Melhor para quem procura os custos de impressão mais baratos

Grandes garrafas de tintaA3 + capacidade de manuseamento de papelDeve recarregar a tinta

A Epson é outro fornecedor de impressoras que está tentando coisas novas para mudar a maneira de comprar consumíveis. Enquanto a tomada da HP é similar às caixas que estão sendo enviadas para você, a Epson adota uma abordagem mais radical vendendo essencialmente a “grande” garrafas. Um kit de 6.500 páginas (0.35L de tinta) custará pouco mais de $ 52.37 (£ 40), uma fração do que a concorrência cobra, mas você precisará reabastecer a tinta que vem com seus prós e contras: não há cartuchos de tinta per se.

A ET-16500 é a impressora Ecotank topo de gama da Epson e tem uma MRSP superior de 1,178 dólares, mas vem com tinta suficiente para imprimir 10,500 páginas a preto e 11300 páginas a cores, oferecendo um preço de impressão um dos mais baixos, se não o mais baixo do mercado. Além disso, seus grandes tanques de tinta significam que você não precisará reencher tintas com frequência.

E suas capacidades de manuseio de papel A3 + adicionam flexibilidade às suas necessidades de impressão de negócios, seja impressão, digitalização, cópia ou envio de fax simples. Há uma bandeja com capacidade para 500 folhas combinada com um alimentador automático de documentos de 35 páginas e impressão frente e verso.

Como esperado, há toda uma série de opções de impressão e conectividade móvel, incluindo Wi-Fi e Wi-Fi Direct, Ethernet e um leitor de cartões..

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