O mês de outubro foi designado como Mês Nacional do Trabalho e Família por uma resolução do Senado dos Estados Unidos em 2003. Foi concebido para conscientizar os empregadores sobre o valor de um equilíbrio saudável entre vida profissional e familiar..

Mas a dura verdade é que, ainda assim, dois em cada três trabalhadores dizem que não têm tempo suficiente para realizar seu trabalho. Quando há muitos dragões para matar, parece que os outros não se importam com o fato de que os orçamentos de TI são limitados, os recursos são limitados e as solicitações de trabalho chegam rapidamente.

Vamos dar uma olhada nos pontos problemáticos que a TI enfrenta hoje e identificar cinco maneiras pelas quais todos podemos gerenciar e resolver essas crises de fluxo de trabalho. Aqui estão algumas dicas sobre como você pode finalizar os problemas de fluxo de trabalho - com extremo preconceito. (Algum "Apocalypse Now" está por aí?)

Isso significa guerra.

1. Mantenha o estado da partida atualizado

Faça atualizações de status menos repetitivas e mais em tempo real.

Entre em qualquer departamento de TI e você instantaneamente sentirá o burburinho da atividade. Os telefones estão tocando, os teclados estão batendo e os quadros brancos estão cheios de rabiscos. Todo mundo está trabalhando duro, mas você sabe se eles estão no caminho certo e dentro do orçamento?

Fornecer atualizações de status pode ser a ruína de sua existência. Você sabe que precisa ser feito e passa horas fazendo isso, mas fornecer atualizações em tempo real é quase impossível, e seus relatórios de status já estão desatualizados no momento em que são apresentados ao gerenciamento.

Em média, dois em cada cinco projetos não atingem suas metas originais e metade desses projetos mal-sucedidos estão relacionados a comunicações ineficazes. Para estar no lado direito desses dados, aqui estão algumas sugestões:

  • Reduza a resistência - Desenvolva um processo que permite que toda a equipe colabore em entregas, revise solicitações e verifique status, tudo em um único local. Isso elimina a sobrecarga de informações, reduzindo as cadeias de e-mails diferentes, mensagens de voz excluídas e conversas de corredor esquecidas..
  • Tornar atualizações de status um valor agregado - Quando os membros da equipe perdem suas reuniões e não respondem aos e-mails, pode parecer que eles não valorizam sua comunicação. E talvez eles não façam isso! Sentado através de uma reunião de uma hora apenas para fornecer uma atualização de dois minutos definitivamente não vale a pena. Quando é fácil atualizar informações sobre solicitações e tarefas de trabalho, elas estarão mais aptas a fazê-lo.
  • Fornecer comunicação personalizada - Diferentes partes interessadas têm coisas diferentes que precisam saber em diferentes momentos. A gerência pode precisar de informações sobre orçamento. A equipe precisa entender o que está vindo e quando. Os gerentes de projeto precisam ser capazes de usar dados de um projeto para estimar com precisão outro. Aproveite o tempo para identificar as necessidades exatas das partes interessadas.

2. Comunique-se

Mantenha-se em dia com a comunicação do projeto para evitar ficar sobrecarregado.

Na era da sobrecarga de informação, é mais difícil do que nunca capturar e gerenciar todas as solicitações de trabalho recebidas sem misturar prioridades, perder prazos e desperdiçar recursos..

Na inundação contínua de pedidos de e-mails, reuniões, conversas no corredor, notas, chamadas telefônicas e mensagens de texto, é quase impossível manter a cabeça acima da água.

Na barragem constante, o que tem precedência? Atualizações de software, gerenciamento de usuários, manutenção de hardware - essas tarefas operacionais devem ser executadas mesmo quando você estiver trabalhando em novas tarefas de desenvolvimento.

Com novos pedidos de trabalho chegando todos os dias, às vezes é mais fácil começar com o atribuído pelo seu colega de trabalho favorito.

As consequências dessa abordagem, no entanto, são que o trabalho que precisa ser feito não é necessariamente o trabalho que está sendo feito. Na verdade, apenas um em cada 10 trabalhadores sente que seu trabalho tem uma forte ligação com as principais prioridades de suas organizações..

Para regular a chuva de pedidos que chovem sobre você e sua equipe, aqui estão algumas sugestões:

  • Alinhar projetos com metas de negócios - Cada novo pedido deve se alinhar aos objetivos de negócios que fazem parte das iniciativas estratégicas. Isso significa eliminar as idéias "legais" daquelas que contribuem diretamente para os objetivos da empresa..
  • Entenda as compensações - Novas solicitações de trabalho não esperam que as tarefas atuais sejam concluídas e podem interromper o trabalho no pipeline, causando atrasos desnecessários. Cada novo pedido tem um efeito dominó, por isso é imperativo entender o impacto do trabalho a jusante.
  • Capacitar trabalhadores - Cada membro da equipe precisa ter o poder de dizer "não" (e ser capaz de explicar por quê) quando a solicitação não está alinhada com os objetivos estratégicos, não produzirá um ROI aceitável ou se simplesmente não houver recursos suficientes.

3. Priorizar tarefas

Especialmente em TI, há sempre muito mais projetos do que recursos e fundos. Eles variam de iniciativas corporativas de grande escala a pequenos aprimoramentos. E enquanto cada projeto tem sua própria prioridade, pode até haver prioridades de tarefas dentro do projeto.

Assim como os blocos no Tetris, é essencial que todas as partes móveis se encaixem para garantir que os projetos de alta prioridade sejam entregues com sucesso..

Sem uma orientação adequada e contínua, os trabalhadores usarão sua própria abordagem, juntando as peças da forma que acharem melhor do que a ordem apropriada. Isso significa trabalhar em seus projetos favoritos ou responder a quem gritar mais alto, especialmente quando cada parte interessada achar que seu projeto deve ser prioridade máxima.

Quando as prioridades entram em conflito, não são bem comunicadas ou nem são definidas, isso pode significar a diferença entre o valor comercial e os atrasos dispendiosos.

Stephen Covey certa vez deu alguns conselhos sábios: "A chave não é priorizar o que está na sua agenda, mas programar suas prioridades."

Aqui estão algumas sugestões para criar um fluxo de trabalho priorizado: