Como líder em seu local de trabalho, é seu dever planejar e organizar recursos, ficar dentro do orçamento, atender aos requisitos do negócio e garantir que as pessoas concluam os projetos no prazo. Mesmo se você é ótimo em delegar tarefas e fazer malabarismos com vários trabalhos diferentes de uma só vez, garantir que seu projeto seja um sucesso ainda pode ser um desafio.

E no mundo acelerado dos negócios de hoje, muitas vezes sendo um “gestor de projeto” é apenas mais uma habilidade necessária em seu cargo como um todo. No entanto, quanto mais trabalho você realiza e quanto mais projetos você empreende, mais difícil é gerenciar o projeto corretamente.

Para entender melhor o essencial do gerenciamento de projetos, é útil dividir o trabalho em cinco etapas principais:

  • Iniciando: definir o projeto em movimento, desenvolvendo um objetivo final
  • Planejamento: Desenvolva um plano passo a passo para alcançar seu objetivo
  • Executando: delegar tarefas aos membros da equipe que o ajudarão a executar seu plano
  • Monitoramento e Controle: acompanhe os membros de sua equipe para garantir que eles estejam atingindo suas metas individuais
  • Fechamento: amarrar todas as pontas soltas e terminar seu projeto no prazo

Se você é novo no gerenciamento de projetos ou gerencia projetos há anos, entender as armadilhas comuns que atrapalham o sucesso do projeto ajudará você a evitar erros e atingir seu objetivo final sem atrasos ou complicações..

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1. Mau planejamento

Os maiores problemas geralmente ocorrem durante a etapa 2 da fase de planejamento. Sem planejar adequadamente como você alcançará seu objetivo final, você enfrentará revezes durante todo o processo. Você está perdendo marcos ou tendo dificuldades para conseguir que todas as partes interessadas aprovem seu planejamento? Talvez você perceba que não tem os recursos adequados para alcançar seu objetivo. Estes são sinais comuns de que você planejou mal.

Se você percebeu que não planejou adequadamente, ainda há etapas que você pode tomar para recuperar antes que tudo esteja perdido. Considere sentar e mapear todo o ciclo de vida do seu projeto. Isso pode ajudá-lo a reajustar sua agenda; atualize os marcos alcançáveis, redefina os estados de entrega e altere sua planilha de orçamento para trabalhar com sua nova linha do tempo. Ter um mapa atualizado de como você atingirá sua meta tranquilizará seus stakeholders de que seu projeto será um sucesso.

2. Processo manual

Você está criando agendas de equipe a partir do zero ou enviando e-mails individuais para atribuir trabalho? Você se vê gastando horas fazendo prazos, agendando reuniões ou criando relatórios? Em caso afirmativo, você provavelmente está fazendo um trabalho manual e físico muito maior do que o necessário - o que significa que você não está fazendo uso valioso de seus recursos.

Para tornar esse processo mais eficiente, mantenha todos os documentos, como atribuições de tarefas, prazos, etc., em um local central. Ao fazer isso, você não terá que começar do zero toda vez que fizer um novo projeto. Considere pesquisar softwares especiais que permitam que cada colaborador ou parte interessada faça o login e veja o status de cada aspecto do projeto que lhes diz respeito.

3. Ferramentas insuficientes

A tecnologia moderna pode ser sua melhor amiga ao gerenciar um projeto; no entanto, também pode ser seu maior inimigo. E-mail, internet, planilhas, aplicativos para smartphones, programas baseados em nuvem; especialistas estimam que os gerentes de projeto usam até 13 métodos para gerenciar seu projeto.

Em vez de manipular vários métodos diferentes, escolha um sistema de gerenciamento que funcione para todos eles. Essa provavelmente será uma plataforma única, padronizada e baseada na nuvem, capaz de lidar com todas as suas necessidades de gerenciamento.

4. Falta de monitoramento e correção

Conforme observado em cinco etapas essenciais do gerenciamento de projetos, é essencial monitorar e corrigir seu progresso ao longo do caminho. Se você não realizar resenhas até o final do projeto, nunca conseguirá entrar em contato com os membros da equipe ou com os acionistas para avaliar quaisquer problemas ou preocupações com o projeto..

Você também nunca será capaz de destacar o que deu certo e o que deu errado.

Para evitar que mal-entendidos ou complicações ocorram em seu projeto, estabeleça metas e marcos importantes para as partes interessadas. Use essas metas para medir seu sucesso e acompanhar o progresso de todo o seu projeto. Examinando seu progresso em pequenas porções, você poderá fazer ajustes de forma rápida e fácil em orçamentos, tarefas, alocação de recursos e muito mais.

5. Pensamento de comando e controle

Mesmo se você for o gerente de projetos mais experiente ou usar a solução de software de gerenciamento de trabalho mais poderosa, não ajudará se todos os membros de sua equipe não estiverem envolvidos com os mesmos objetivos e formas de pensar semelhantes..

Para corrigir isso, é importante incentivar todos os funcionários a pensar e agir como um gerente de projeto. Isso significa esperar que sua equipe se comunique de maneira eficaz, colabore uns com os outros, delegue tarefas e peça ajuda, se necessário, documentos comprovativos, informe o progresso, ajuste problemas e muito mais..

Brooke Cade, Freelance Writer na Frente de trabalho

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