As 10 principais dicas do Outlook 2016
ComoIntrodução
O Outlook é há muito tempo uma ferramenta dos fluxos de trabalho de agendamento e e-mail de muitas organizações e por um bom motivo: é sólido, fácil de usar e mantém tudo - em todos os seus endereços, e-mails, compromissos e tarefas - em um só lugar. Isso é algo que todas as contas de e-mail baseadas na web no mundo não conseguem gerenciar.
Nós recolhemos e vasculhamos nossas dicas favoritas do Outlook 2016 - truques que tornarão seu gerenciamento de e-mail mais rápido, sua programação mais precisa e sua vida útil muito mais fácil. A maioria também deve funcionar em versões anteriores do Outlook, por isso, não tenha medo de tentar se ainda não tiver uma atualização do Office 2016.
- Além disso, confira nossas principais dicas sobre o Word 2016, juntamente com nossas dicas do PowerPoint 2016 e dicas do Excel 2016
1. Peças Rápidas
Lançando um novo produto? Freqüentemente dando suporte técnico? Cansado de se repetir repetidamente em e-mails? Faça uso do Quick Parts do Outlook para armazenar frases ou parágrafos freqüentemente usados e você economizará muito tempo. Use a janela do compositor para digitar o texto que gostaria de usar com frequência, realce-o e vá até Inserir> Partes rápidas> Salvar seleção… para confirmar a memória do Outlook.
Agora você tem duas opções: usar Inserir> Partes rápidas para adicionar o texto ou apenas começar a digitá-lo na janela do compositor. O Outlook oferecerá uma indicação visual e você pode simplesmente pressionar a tecla Enter para adicioná-lo instantaneamente à sua mensagem. Isso é conveniente para você.
Anterior Página 2 de 11 Próxima Anterior Página 2 de 11 Próxima2. Acelere-se
O tempo que você gasta processando e-mails durante o dia geralmente é o tempo que é melhor gasto em atividades mais importantes. Conhecer os atalhos do Outlook é a melhor maneira de fazer mais do programa e fazer as coisas mais rapidamente. Comece com [Ctrl] + [R] para iniciar uma resposta rápida ao e-mail atualmente aberto, [Alt] + [R] para responder a todos e [Alt] + [W] para encaminhar um e-mail. Confusamente, [Alt] + [R] também abrirá a exibição de calendário de semana de trabalho e [Alt] + [W] a semana inteira, desde que você esteja no calendário do Outlook.
Assim como no Excel, o Outlook 2016 não possui as ferramentas de personalização de atalhos do Word - embora possamos explorar uma maneira de definir certos atalhos depois -, mas verifique o arquivo de ajuda para encontrar um host com mais atalhos.
Anterior Página 3 de 11 Próxima Anterior Página 3 de 11 Próxima3. atrasos mails
Talvez este seja um para usuários do Exchange, ou usuários POP / IMAP que não se importam em deixar seus computadores em 24/7, mas ainda assim: O Outlook permite que você agende e-mails para entrega em um horário específico. Isso é útil para lançamentos cronometrados, comunicação internacional ou apenas para parecer que você está trabalhando em horários anti-sociais.
Seja qual for o motivo, é fácil fazer isso acontecer. Escreva seu e-mail no compositor como de costume, depois vá para Options> Delay Delivery. Indique a data e a hora em que deseja que a mensagem seja entregue no campo adequado. Lembre-se de que esta é a sua hora local. Ajuste as variações internacionais. Depois, clique em OK..
Anterior Página 4 de 11 Próxima Anterior Página 4 de 11 Próxima4. Pastas de pesquisa
Classificar sua caixa de entrada pode ser uma tarefa tão longa e trabalhosa quanto responder a esse dilúvio diário de correspondência. Mas um recurso específico do Outlook significa que você não precisa necessariamente classificar nada. Uma pasta de pesquisa categorizará automaticamente seus e-mails com base nos termos encontrados em; talvez 'ordem de compra' ou 'fatura'. Não é infalível, mas certamente é útil.
Para criar um, clique no cabeçalho Pastas de pesquisa abaixo da caixa de entrada que você deseja gerenciar e escolha Nova pasta de pesquisa. Existem vários modelos - e-mail marcado para acompanhamento, e-mail não lido, esse tipo de coisa - mas a opção inferior permite criar uma pasta de pesquisa com base em suas especificações exatas.
Anterior Página 5 de 11 Próxima Anterior Página 5 de 11 Próxima5. Lide com lixo
Lidar com e-mails indesejados é uma parte infeliz do processo, mas você pode fazer mais do que apenas bloquear remetentes únicos. Vá para Home> Junk> Junk Email Options para acessar toda a gama de repelentes de spam do Outlook.
Cabe a você como você deseja ser rigoroso nos requisitos de acesso da sua conta. Por exemplo, você pode colocar remetentes na lista de desbloqueio da guia Remetentes Confiáveis e usar a seleção apropriada na guia Opções para enviar automaticamente lixo eletrônico de todos, exceto daqueles que você permitiu. Você pode até usar a guia Internacional para bloquear o acesso de domínios de nível superior inteiros.
Anterior Página 6 de 11 Próxima Anterior Página 6 de 11 Próxima6. Use criptografia
Embora adicione uma camada extra de problemas, a camada extra de segurança oferecida pela criptografia de e-mail pode fazer a diferença em uma situação crítica. Não é imediatamente aparente se o Outlook ainda suporta criptografia, mas é simples quando você sabe onde procurar.
Vá até Arquivo> Opções> Central de Confiabilidade e clique em Configurações da Central de Confiabilidade. Clique em Segurança de E-mail e clique em Obter ID Digital para abrir uma janela do navegador que indicará vários serviços que fornecerão as credenciais relevantes para criptografar seus e-mails.
Depois de se inscrever, volte para a guia de segurança de e-mail e ative a opção de criptografia apropriada, mas certifique-se de que o destinatário tenha a chave ou que o e-mail não será enviado.
Anterior Página 7 de 11 Próxima Anterior Página 7 de 11 Próxima7. Etapas Rápidas
A seção "Passos rápidos" da faixa de opções "Casa" ajudará você adequadamente a dançar em torno de seus e-mails com velocidade. Por padrão, ele contém várias ações comumente usadas - mover e-mails para pastas, encaminhá-las para seu gerente e afins -, mas é possível personalizar o menu de acordo com suas especificações precisas..
Comece expandindo-o para uma janela clicando no ícone no canto inferior direito. Clique em Novo, selecione Personalizado e use a caixa suspensa para selecionar a ação que você deseja automatizar. Quando estiver satisfeito com sua escolha, você também pode atribuir um atalho personalizado [Ctrl] + [Shift] + número a ele, o que significa que você pode executar a ação sem tirar as mãos do teclado.
Anterior Página 8 de 11 Próxima Anterior Página 8 de 11 Próxima8. ajustes no calendário
Por mais que todos nós gostássemos que nossos dias fossem divididos em pedaços perfeitos de trinta minutos, nem sempre é o caso. A visualização de calendário do Outlook pode dividir seu dia em fatias muito mais precisas - basta clicar com o botão direito em um espaço de calendário vazio, selecionar Visualizar Configurações> Outras Configurações e alterar a escala de tempo ao seu gosto.
Também é muito útil combinar sua lista de tarefas com sua visualização de agenda para uma boa visão geral dos negócios do seu dia. Basta abrir o calendário, ir para a faixa de opções Visualizar e usar o botão Lista de tarefas diárias para colocá-lo onde for melhor para você.
Anterior Página 9 de 11 Próxima Anterior Página 9 de 11 Próxima9. relatório de status
A barra de status na parte inferior da tela pode ser ajustada para mostrar exatamente o que você precisa ver. Se você nunca usar o controle de zoom, por exemplo, ele poderá ser completamente removido, e você poderá ver sua cota de e-mail restante se estiver usando uma conta com espaço limitado. Basta clicar com o botão direito para abrir o menu de personalização e desativar ou ativar as informações necessárias.
O mesmo acontece com a barra de ferramentas de início rápido na parte superior da tela - clique com o botão direito e selecione Personalizar barra de ferramentas de inicialização rápida para definir quais ícones você gostaria de ver - e pode criar seus próprios menus de faixa de opções indo até Arquivo > Opções> Personalizar Faixa de Opções.
Anterior Página 10 de 11 Próxima Anterior Página 10 de 11 Próxima10. Banir winmail.dat
Aqui está um estranho que está acontecendo há anos e de alguma forma, inexplicavelmente, ainda é nos dias do Outlook 2016. Você envia um email, e certos destinatários reclamam de obter um misterioso anexo - winmail.dat - que eles não podem abrir ou fazer qualquer coisa com. Por que eles entendem? Porque você está enviando e-mails no formato RTF, e essa é a maneira do Windows de empacotar todas as fontes e anexos que você incluiu.
Para parar isso, use texto simples ou HTML para enviar suas mensagens. Vá até Arquivo> Opções> Correio, role para baixo até Formato da Mensagem e certifique-se de que o Outlook esteja configurado para converter mensagens Rich Text em formato HTML para evitar que isso aconteça novamente.
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