Introdução

Muitos de nós gastam uma grande parte do nosso tempo batendo nossas cabeças contra o Excel. Infelizmente, não podemos ajudá-lo a alinhar esses números específicos no aplicativo de planilha do Office 2016 - esse é seu - mas podemos mostrar algumas coisas que facilitarão sua vida.

Estamos observando os truques que você pode usar dentro e fora das células, melhorando a interface do Excel e tornando seus cálculos mais poderosos e versáteis. Você poderá acelerar a entrada de dados, alterar os valores da planilha em toda a planilha e muito mais.

Essas dicas são voltadas para usuários do Excel 2016 e usamos o Windows para executá-las, mas todas devem funcionar em versões do Excel a partir de 2010 e, com as substituições de atalhos apropriadas, também funcionarão no Mac..

  • Além disso, confira nossas principais dicas sobre o Word 2016, juntamente com nossas dicas do PowerPoint 2016 e dicas do Outlook 2016
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1. Dados automáticos

Se você está preparando uma planilha, mas ainda não sabe o que vai acontecer, é possível preencher seus campos com dados de amostra aleatórios antes do fato, para garantir que suas fórmulas estejam todas funcionando corretamente. Clique na célula superior esquerda da área que você deseja preencher e insira a fórmula = RANDBETWEEN (50.100) para gerar um número entre 50 e 100. Altere os valores para se adequarem ao tipo de dados com o qual você trabalhará.

Agora basta arrastar a alça de preenchimento da célula sobre a área que deseja preencher com os dados - ela gerará um novo número aleatório para cada célula.

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2. Nenhuma fórmula se atrapalhou

Escrever suas próprias fórmulas pode ser uma tarefa árdua, mas as versões modernas do Excel tornam muito mais fácil do que era antes. Vá para a aba Fórmulas para encontrar a Biblioteca de Funções, uma vasta coleção de todas as fórmulas do Excel.

Clique na célula na qual você deseja inserir sua fórmula e, em seguida, mergulhe - todos eles são categorizados, cada um inclui uma descrição de sua função, se você passar o mouse sobre ela, e uma interface direta na qual deseja inserir os valores que deseja calcular.

A função AutoSoma, no mesmo local, é uma maneira rápida de totalizar figuras sem nenhuma digitação.

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3. Colando para cima

Certas fórmulas, como o gerador de números aleatórios descrito em nossa primeira dica, tendem a fazer com que seus números saltem um pouco. Se preferir mantê-las estáticas, copie os dados e, usando o menu do botão direito, cole apenas os valores gerados sem as fórmulas. Essa também é uma boa maneira de distribuir planilhas para leitura sem revelar seu funcionamento.

Explore o menu Colar especial para ver que outros tipos de operações de colagem você pode executar: tente usar Colar vínculo para criar rapidamente células vinculadas entre folhas ou Transpor para colar uma grade de dados com as colunas e linhas trocadas.

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4. Veja as fórmulas

Clicar em uma folha cheia de números para descobrir como eles se tornaram não é uma tarefa que muitos gostarão. É lento e trabalhoso e fácil de perder. Melhor, então, usar o atalho [Ctrl] + [] (essa é a chave na parte superior esquerda do teclado - logo abaixo da tecla Escape) para mostrar todas as fórmulas na sua planilha em vez do resultado delas. Bata o atalho novamente para ligá-los de volta.

Se, por algum motivo, você quiser que a planilha mostre o texto de uma fórmula em vez do resultado dela - talvez você esteja criando uma planilha de demonstração para mostrar como as coisas funcionam - basta clicar com o botão direito na célula e selecionar Formatar Células> Texto.

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5. formatação rápida

Arraste para selecionar um grupo de dados e procure um ícone que apareça no canto inferior direito da sua área de seleção. Este poderia ser o recurso mais legal do Excel: a ferramenta de análise rápida.

Ele oferece acesso instantâneo a vários recursos úteis de formatação, desde a coloração de suas células com base em seu intervalo até a implementação de sparklines, somas e gráficos. Passe o mouse sobre cada opção para ver uma prévia e clique nela para bloqueá-la. Use a mesma ferramenta para limpar a formatação se ela ficar muito grande - você encontrará a opção clara listada sob o título Formatação.

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6. Definir constantes

Se você é um usuário pesado do Excel, é provável que você esteja usando os mesmos números a maior parte do tempo. Definir uma constante - representando um número complexo com uma palavra curta - pode acelerar bastante a criação de fórmulas. Vá até a guia Fórmulas e clique em Definir nome.

Pop a palavra ou código que você gostaria de usar na caixa superior ('speedlightvacuum', por exemplo) eo valor que você gostaria que ele represente na caixa de baixo (digamos '299792458'). Agora você pode simplesmente digitar o nome da constante no lugar do número, evitando erros mais tarde. Se a velocidade da luz no vácuo mudar, como sempre acontece, entre no Gerenciador de Nomes e ajuste o número - ele mudará esse valor onde quer que você o tenha usado em sua pasta de trabalho..

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7. Mantenha os comentários

Uma boa pasta de trabalho é uma que outras pessoas possam ler e trabalhar sem a ajuda do criador. Apresentar alguém com uma teia complexa de números e esperar que eles obtenham resultados é simplesmente injusto. Clique com o botão direito em uma célula que você gostaria de explicar e selecione Inserir comentário para anexar uma nota a essa célula; você pode redimensionar e reposicionar a caixa de comentários, se necessário. Uma célula com um comentário é marcada com um flash vermelho no canto superior direito, e passar o mouse sobre a célula exibirá esse comentário.

É uma boa ideia adicionar comentários aos cabeçalhos de coluna ou linha e usar as ferramentas de espaçamento para movê-las, para que não fiquem sobrepostas. O botão Mostrar todos os comentários na guia Revisar trará todos de uma só vez.

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8. Desacelerar Sidestep

Uma planilha cheia de fórmulas é uma coisa bonita, mas fazer pequenos ajustes ou executar grandes conjuntos de dados pode ter um grande impacto no desempenho do seu computador como um todo. Para reduzir o impacto, você pode pedir ao Excel para usar menos de seu processador - isso fará com que fórmulas complexas demorem mais para serem atualizadas, mas deixe o resto da CPU aberta para outras tarefas..

Vá para Arquivo> Opções> Avançadas e role para baixo até a seção Fórmulas. Você pode desativar o cálculo multi-threaded, ou usar o botão de opção Manual para selecionar quantos tópicos você deseja dedicar para executar seus cálculos..

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9. Cantos de corte

Temos alguns atalhos úteis para que você trabalhe mais rápido, agora, começando com [Ctrl] + [Shift] + [$], que converterá automaticamente um intervalo de números em qualquer moeda padrão. [Ctrl] + [Shift] + [#], por outro lado, converte um intervalo de números em seu formato de data padrão.

Segurar [Ctrl] e apertar as teclas de seta irá pular para o final da linha ou coluna atual; segure [Shift] também para selecionar essas células. [Ctrl] + [Pg Up] ou [Pg Down] salta entre as folhas em sua pasta de trabalho atual. Existem muito mais - pesquise 'atalhos' na caixa de pesquisa para encontrá-los - mas infelizmente não há como criar seus próprios atalhos personalizados da mesma maneira que o Word 2016.

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10. Veja o futuro

O Excel agora inclui ferramentas de previsão que analisam dados históricos e prevêem tendências futuras com base neles. Você precisará começar com uma coluna-chave ou classificada com índices ou datas consecutivas para que a ferramenta saiba em que ordem seus dados estão. Em seguida, selecione todos os dados relevantes e vá para Dados> Folha de previsão. Clique em Criar ou expanda o menu Opções para ajustar a saída.

Você receberá um gráfico de linhas com a projeção média do Excel e seus pensamentos sobre os possíveis limites superiores ou inferiores dos números futuros. Nós não aceitaríamos isso como um evangelho, mas é uma ferramenta útil para potencialmente extrapolar informações de figuras que de outro modo seriam desconcertantes..

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